Tính năng mới:
Vào tháng 11 năm 2024, Google đã ra mắt bản beta mở cho nhãn phân loại dữ liệu trong Gmail. Nhằm cải thiện trải nghiệm người dùng Gmail trên web, Google sẽ triển khai các nhãn phân loại được phát hiện trong email, dán nhãn phân loại tự động với các quy tắc và hành động ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP). Trước đây, người dùng chỉ nhận được thông báo về bất kỳ tác động nào sau khi email rời khỏi hộp thư đến. Với bản cập nhật này, phản hồi sẽ được cung cấp ngay lập tức để người dùng biết lý do email của họ bị phân loại, chặn hoặc cách ly và cách khắc phục sự cố để duy trì liên lạc qua email.
Tính năng này vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm beta, vì vậy quản trị viên nên tiếp tục gửi phản hồi để chúng tôi có thể cải thiện tính năng này nhằm hướng tới khả năng sử dụng chung. Quản trị viên cũng có thể đăng ký các buổi phản hồi với nhóm nghiên cứu người dùng của Google để cung cấp thêm phản hồi chi tiết bằng cách sử dụng biểu mẫu.
Ảnh hưởng:
Quản trị viên và người dùng cuối.
Tại sao quan trọng:
Việc Google Workspace mở rộng nhãn phân loại dữ liệu sang Gmail cho phép quản trị viên hiểu rõ hơn về dữ liệu được chia sẻ, chẳng hạn như loại thông tin và mức độ nhạy cảm, để từ đó áp dụng chính sách bảo vệ dữ liệu phù hợp và giảm thiểu nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Quản trị viên có thể sử dụng một số cách để áp dụng Quy tắc bảo vệ dữ liệu với Nhãn phân loại.
Ngăn chặn việc vô tình chia sẻ các tin nhắn được phân loại là Bí mật, Nội bộ hoặc Nhãn thông tin khách hàng.
Hành động sẽ được kích hoạt khi gửi tin nhắn nếu tin nhắn đó đáp ứng được điều kiện nhãn cụ thể đã được tạo trong quy tắc:
Cảnh báo: người dùng sẽ thấy một cảnh báo rằng tin nhắn của họ có thể chứa thông tin nhạy cảm. Điều này nhằm mục đích ngăn chặn việc vô tình chia sẻ thông tin nhạy cảm. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng hành động này không ngăn việc gửi tin nhắn.
Chặn: người dùng sẽ được thông báo rằng tin nhắn sẽ không được gửi đi trừ khi nhãn bị thay đổi hoặc xóa (nếu được phép bởi chính sách của tổ chức).
Ngoài ra, quản trị viên có thể thiết lập quy tắc để cho phép chia sẻ thư có nhãn chỉ khi chế độ bảo mật của thư đó được bật.
Áp dụng phân loại cho mọi tin nhắn hoặc tin nhắn cụ thể.
Có thể thiết lập quy tắc để cảnh báo người dùng hoặc chặn email nếu email đó không chứa nhãn phân loại cụ thể. Phương pháp này có thể hỗ trợ hướng dẫn người dùng và khuyến khích họ tuân thủ các chính sách phân loại dữ liệu của tổ chức.
Nếu loại thông tin cụ thể được tìm thấy trong tin nhắn, nhãn phân loại tin nhắn sẽ tự động được áp dụng.
Một quy tắc có thể được thiết lập để tự động gán nhãn phân loại cụ thể nếu nội dung đáp ứng các tiêu chí nhất định. Ví dụ: nếu email chứa thông tin thẻ tín dụng hoặc thông tin y tế.
Ngoài ra, quản trị viên có thể thiết lập quy tắc để cho phép người dùng thay đổi nhãn thành nhãn phù hợp hơn, dựa trên ngữ cảnh và chính sách phân loại dữ liệu của tổ chức.
Tham khảo thông báo cũng như Trung tâm trợ giúp để biết thông tin chi tiết hơn.
Thông tin chi tiết:
Hiện tại, bản cập nhật này chỉ được hỗ trợ khi sử dụng Gmail trên web. Hãy theo dõi để biết thêm thông tin cập nhật về hỗ trợ tức thời trong ứng dụng Gmail iOS và Android.
Làm thế nào để bắt đầu:
Quản trị viên:
Nhãn phân loại Gmail có thể được bật ở cấp độ miền, nhóm hoặc người dùng. Quản trị viên cũng có thể bật nhãn phân loại hiện có được sử dụng trong Drive để sử dụng trong Gmail. Bạn có thể truy cập công cụ Trình quản lý nhãn trong Bảo mật > Quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu hoặc tại admin.google.com/ac/dc/labels trong Bảng điều khiển quản trị.
Để tìm hiểu thêm về cách bắt đầu sử dụng nhãn phân loại, DLP của Gmail & nhãn phân loại tự động và ngăn chặn rò rỉ dữ liệu trong email và tệp đính kèm, hãy truy cập trung tâm trợ giúp.
Vui lòng chia sẻ phản hồi để giúp tối ưu hóa tính năng này để có thể sử dụng rộng rãi.
Người dùng cuối:
Người dùng có thể thấy hộp thoại giải thích lý do tin nhắn không thể chia sẻ và cách khắc phục để chia sẻ an toàn. Điều này phụ thuộc vào các quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu mà quản trị viên đã thiết lập. Để tìm hiểu thêm về nhãn phân loại trong Gmail, hãy truy cập Trung tâm trợ giúp.
Thời gian triển khai:
Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng), bắt đầu từ ngày 18/3/2025.
Phiên bản phát hành:
Trình quản lý nhãn và phân loại thủ công khả dụng trong Google Workspace:
Frontline Starter và Standard
Business Standard và Plus
Enterprise Standard và Plus
Education Standard và Education Plus
Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus
Các quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu có nhãn là điều kiện hoặc nhãn là hành động khả dụng đối với các phiên bản sau:
Enterprise Standard và Plus
Education Fundamentals, Standard, Plus và Teaching & Learning Upgrade
Frontline Standard
Cloud Identity Premium (có Workspace Edition bao gồm Gmail)
Nguồn: LVtech