Nếu người dùng sử dụng Google Workspace cho công việc hoặc giáo dục, tính năng Phê duyệt có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tính năng này dễ sử dụng và khả dụng đối với hầu hết các tệp trên Google Drive. Hôm nay hãy xem xét cách yêu cầu phê duyệt cho Docs. Sau khi yêu cầu được gửi, người phê duyệt có thể thêm nhận xét, chỉnh sửa và cuối cùng phê duyệt hoặc từ chối tài liệu. Tất cả những điều này có thể được thực hiện mà không cần rời khỏi Google Workspace hoặc sử dụng các tiện ích bổ sung thứ ba.
Dưới đây là cách yêu cầu phê duyệt trong Google Docs:
- Đi tới Tệp từ thanh trình đơn và nhấp vào Phê duyệt.
- Từ trình đơn Phê duyệt (bảng bên phải), nhấp vào nút Tạo yêu cầu.
- Trong cửa sổ bật lên, hãy thêm những người phê duyệt. Người dùng có thể bắt đầu nhập tên của họ để tìm bất kỳ kết quả phù hợp nào. Nếu không thể tìm thấy người phù hợp theo tên, chỉ cần nhập địa chỉ email.
- Thêm ngày đến hạn và bật bất kỳ tùy chọn nào khác có thể đáp ứng yêu cầu, chẳng hạn như “Cho phép người phê duyệt chỉnh sửa tệp này”. Người dùng cũng có thể chọn khóa tệp để tránh thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong khi tài liệu đang chờ phê duyệt.
- Nhấp vào nút Gửi yêu cầu. Menu chia sẻ có thể xuất hiện nếu tài liệu trước đó chưa được chia sẻ với những người phê duyệt. Một cửa sổ bật lên khác sẽ cảnh báo nếu người đang chia sẻ tài liệu đến từ bên ngoài tổ chức.
Những người phê duyệt sẽ nhận được thông báo qua email với các chi tiết như ngày đến hạn và tin nhắn, cùng với một liên kết để mở tài liệu. Ngay sau khi họ phê duyệt hoặc từ chối tài liệu, người dùng sẽ nhận được thông báo qua email.
Xin lưu ý rằng một tài liệu được coi là đã được phê duyệt sau khi tất cả những người đánh giá đã phê duyệt nó. Nếu một người đánh giá từ chối tệp, yêu cầu sẽ bị từ chối đối với tất cả những người đánh giá. Nếu các chỉnh sửa được thực hiện trong quá trình phê duyệt, tất cả những người đánh giá sẽ cần phê duyệt lại phiên bản mới nhất của tệp và sẽ được thông báo qua email.
Tính năng này chỉ khả dụng đối với người dùng Google Workspace trong các phiên bản sau: Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus và Nonprofits. Tính năng này không khả dụng đối với người dùng có Tài khoản Google cá nhân (@gmail.com), Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard và Frontline.
Nguồn: LVtech