Tính năng mới:
Năm ngoái, Google đã giới thiệu bản beta cho phép người quản lý bộ nhớ dùng chung và chủ sở hữu My Drive hạn chế thư mục cho những người dùng cụ thể. Hôm nay, tính năng này đã khả dụng chung trong shared drives và My Drive, nghĩa là người dùng có thể hạn chế quyền truy cập vào thư mục My Drive bằng hai tùy chọn được nêu dưới đây và đến năm 2026, Google sẽ đơn giản hóa và điều chỉnh các nguyên tắc hạn chế quyền truy cập cho My Drive và bộ nhớ dùng chung.
Trải nghiệm hiện tại đối với các thư mục & tệp My Drive (cho đến tháng 2/2026):
Người dùng có hai tùy chọn để hạn chế quyền truy cập vào các tệp hoặc thư mục trong My Drive:
1. Chỉ cập nhật mục: Vào My Drive > chọn tệp hoặc thư mục muốn hạn chế quyền truy cập cho một người dùng cụ thể > Thay đổi vai trò của người dùng cụ thể (ví dụ: từ Người bình luận thành Người xem) > nhấp vào "Chỉ cập nhật mục".
2. Giới hạn quyền truy cập thư mục: Vào My Drive > chọn thư mục muốn giới hạn quyền truy cập > nhấp vào trình đơn tràn > chia sẻ > chọn cài đặt chia sẻ ở góc trên bên phải > nhấp vào giới hạn quyền truy cập vào “Tên thư mục”.
Đối với các thư mục và tệp trên My Drive sau tháng 2/2026:
Đến tháng 2/2026, Google sẽ ngừng cho phép truy cập hạn chế vào các tệp và thư mục cụ thể như đã nêu trong tùy chọn 1 ở trên (chỉ mục cập nhật) và quyền truy cập hạn chế sẽ được thực hiện nhất quán thông qua cài đặt thư mục truy cập hạn chế như đã nêu trong tùy chọn 2 ở trên (giới hạn quyền truy cập thư mục). Trong tương lai, Google sẽ xác định tất cả các tệp và thư mục được chia sẻ ít rộng rãi hơn thư mục chứa chúng và cho phép truy cập hạn chế vào chúng. Điều này sẽ không thay đổi ngay lập tức những người có quyền truy cập vào các mục đó, nhưng nó sẽ giúp nếu ai đó chia sẻ hoặc hủy chia sẻ mục gốc của mục đó sau này, những thay đổi đó sẽ không áp dụng cho mục có quyền truy cập hạn chế. Google sẽ cung cấp bản cập nhật vào đầu năm 2026 trước khi quá trình này diễn ra.
Đối với ổ đĩa dùng chung:
Chỉ những người quản lý bộ nhớ dùng chung và người quản lý nội dung có quyền truy cập chia sẻ mới có thể chỉ định ai có thể mở thư mục và xem nội dung bên trong. Mọi người khác có quyền truy cập thường xuyên vào thư mục bộ nhớ dùng chung sẽ có thể thấy rằng có tệp hoặc thư mục "nhạy cảm" và có thể yêu cầu quyền truy cập vào tệp hoặc thư mục đó. Điều này cung cấp cho người quản lý ổ đĩa dùng chung tính linh hoạt cao hơn để giữ nội dung bị hạn chế và không bị hạn chế trong một bộ nhớ dùng chung duy nhất, thay vì có nhiều thư mục cho các cấp độ truy cập khác nhau.
Ảnh hưởng:
Quản trị viên, người dùng cuối, nhà phát triển.
Tại sao quan trọng:
Đối với My Drive, các thư mục có quyền truy cập hạn chế cho phép người dùng kiểm soát thông tin mà người khác trong tổ chức xem. Đối với bộ nhớ dùng chung, các thư mục có quyền truy cập hạn chế cho phép người dùng sắp xếp các tệp theo dự án, trong một bộ nhớ dùng chung hoặc thư mục được chia sẻ, đồng thời đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm chỉ có thể truy cập được bởi các thành viên nhóm phù hợp.
Thông tin chi tiết:
API công khai của Drive
Google đang bổ sung các cải tiến vào API công khai của Drive giúp các nhà phát triển dễ dàng áp dụng các thay đổi về quyền truy cập mở rộng được nêu ở trên. Vì các bản cập nhật này phù hợp hơn với hành vi của các mục trong My Drive và trong các ổ đĩa được chia sẻ, nhà phát triển nên lựa chọn hành vi API truy cập mở rộng trong My Drive trước năm 2026. Truy cập hướng dẫn dành cho nhà phát triển này để biết thêm thông tin về cách quản lý các thư mục có quyền truy cập hạn chế và mở rộng.
Cài đặt “Biên tập viên có thể thay đổi quyền và chia sẻ”
Do bản cập nhật này, cài đặt “Biên tập viên có thể thay đổi quyền và chia sẻ” sẽ thay đổi vào tháng 8/2025.
Tắt cài đặt vẫn sẽ ngăn người dùng có quyền truy cập Biên tập viên chia sẻ trực tiếp mục, nhưng nếu chủ sở hữu đặt tài liệu vào thư mục được chia sẻ, mọi thay đổi đối với quyền truy cập của thư mục chứa mục đó sẽ được áp dụng cho mục đó. Trước đây, những thay đổi chỉ được áp dụng nếu chủ sở hữu mục là người thực hiện thay đổi quyền truy cập thư mục.
Đến tháng 8/2025, Google sẽ áp dụng quyền truy cập hạn chế cho các mục đã tắt cài đặt này. Do quyền truy cập hạn chế, chủ sở hữu vẫn là người duy nhất có thể chia sẻ các mục đã tồn tại trước đó. Quyền truy cập hạn chế sẽ không được áp dụng cho các mục đã tắt cài đặt sau tháng 8/2025.
Làm thế nào để bắt đầu:
Quản trị viên: cần thiết lập bộ nhớ dùng chung cho tổ chức để người dùng cuối có thể truy cập tính năng này. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về các thư mục có quyền truy cập hạn chế.
Người dùng cuối:
Với tư cách là người quản lý bộ nhớ dùng chung hoặc chủ sở hữu thư mục My Drive, hãy vào bộ nhớ dùng chung hoặc thư mục My Drive > chọn thư mục muốn giới hạn quyền truy cập > nhấp vào trình đơn tràn > chia sẻ > chọn cài đặt chia sẻ ở góc trên bên phải > nhấp vào quyền truy cập hạn chế vào “Tên thư mục”.
Chỉ những người được thêm trực tiếp vào thư mục đó mới có thể mở được các thư mục có quyền truy cập hạn chế. Những người có quyền truy cập chung vào bộ nhớ dùng chung hoặc thư mục được chia sẻ có thể thấy thư mục bị hạn chế trong Drive, nhưng sẽ không thể mở thư mục đó.
Các thư mục có quyền truy cập hạn chế có sẵn trong cả ổ đĩa dùng chung và My Drive:
Người quản lý bộ nhớ dùng chung luôn có thể truy cập vào các thư mục có quyền truy cập hạn chế.
Chủ sở hữu thư mục luôn có thể truy cập vào các thư mục có quyền truy cập hạn chế trong My Drive.
Đối với người dùng bị hạn chế quyền truy cập, sẽ thấy tên thư mục nhưng thư mục sẽ bị mờ đi:
Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về các thư mục có quyền truy cập hạn chế.
Nhà phát triển: truy cập Tài liệu dành cho nhà phát triển để tìm hiểu thêm về cách quản lý thư mục có quyền truy cập hạn chế và mở rộng. Nếu quyết định chọn API quyền truy cập mở rộng sớm, hành vi của ứng dụng sẽ không thay đổi khi Drive ngừng cho phép quyền truy cập hạn chế vào năm 2026.
Thời gian triển khai:
Các thư mục có quyền truy cập hạn chế:
Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ: đang dần triển khai (lên đến 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng), bắt đầu từ ngày 18/2/2025.
Thay đổi API cho Quyền truy cập mở rộng:
Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ: đang dần triển khai (lên đến 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng), bắt đầu từ ngày 18/2/2025.
Phiên bản phát hành:
Khả dụng đối với tất cả khách hàng Google Workspace, người đăng ký Workspace Individual và người dùng có tài khoản Google cá nhân.
Nguồn: LVtech