Tính năng mới:
Trước đây, có hai loại đề xuất phòng khác nhau dựa trên cài đặt Google Calendar của công ty. Tùy chọn đầu tiên liệt kê các phòng được sử dụng thường xuyên để chọn, trong khi tùy chọn thứ hai sử dụng tính năng phòng họp có cấu trúc để đề xuất các phòng dựa trên địa điểm làm việc tự chọn của những người tham dự cuộc họp. Lưu ý rằng các phòng họp có cấu trúc đề cập đến các phòng được chỉ định cho các tòa nhà cụ thể, với thông tin về sức chứa và phần cứng cuộc họp. Sử dụng bài viết trong Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về phòng họp có cấu trúc.
Để tối ưu hóa phòng họp tốt hơn và thúc đẩy cộng tác nhiều hơn, đặc biệt là trong môi trường làm việc kết hợp, Google đang kết hợp hai tùy chọn trong cài đặt phòng họp có cấu trúc được cập nhật. Vị trí làm việc do người dùng đặt được tính đến cho tất cả các đề xuất phòng và trong trường hợp không có dữ liệu vị trí, các phòng họp được đề xuất sẽ dựa trên các phòng được sử dụng thường xuyên.
Ảnh hưởng:
Người dùng cuối.
Tại sao sử dụng:
Bản cập nhật này quản lý phòng họp hiệu quả hơn bằng cách tính đến các địa điểm làm việc đã lên kế hoạch. Do đó, phòng họp chỉ được phân bổ cho những người có nhu cầu nhất.
Thông tin chi tiết:
Google Calendar đề xuất các phòng bằng cách tính đến những điều sau:
Tòa nhà văn phòng chính do quản trị viên hoặc người dùng cuối đặt
Vị trí làm việc do người dùng đặt
Phản hồi của người dùng đối với một sự kiện:
Trả lời "Có, hầu như" hoặc "Không" cho thấy người dùng không cần phòng
Trả lời "Có, trong phòng họp" cho thấy người dùng cần một phòng
Làm thế nào để bắt đầu:
Quản trị viên: phải bật vị trí làm việc hoặc phải đặt tòa nhà văn phòng chính để người dùng trong miền truy cập tính năng này. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về cách bật hoặc tắt vị trí làm việc cho tổ chức, tạo tòa nhà, tính năng & tài nguyên cũng như thiết lập đề xuất đặt phòng trên Google Calendar.
Người dùng cuối:
Đề xuất phòng dựa trên vị trí sẽ tự động xuất hiện khi thêm phòng vào sự kiện nếu:
Vị trí làm việc được quản trị viên bật và sau đó do người dùng đặt
Tòa nhà văn phòng chính được đặt bởi người dùng hoặc quản trị viên
Những người tham dự cuộc họp khác có địa điểm làm việc hoặc tòa nhà văn phòng chính
Đề xuất phòng dựa trên các phòng được sử dụng thường xuyên sẽ tự động xuất hiện khi thêm phòng vào sự kiện nếu cả địa điểm làm việc và tòa nhà văn phòng chính đều không được đặt thành một tòa nhà văn phòng cụ thể.
Nếu không đồng ý với đề xuất phòng, người dùng có thể chọn phòng bằng cách nhấp vào “Duyệt qua tất cả các phòng & tài nguyên” và chọn phòng mong muốn. Người dùng cũng có thể tìm phòng theo tên tòa nhà hoặc tên phòng.
Thời gian triển khai:
Bản phát hành nhanh: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 17/7/2023.
Bản phát hành theo định kỳ: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 31/7/2023.
Phiên bản phát hành:
Khả dụng đối với Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus và Nonprofits.
Nguồn: LVtech