Tính năng mới:
Năm ngoái, Google đã thông báo rằng đang cập nhật mô hình lưu trữ trong Business Starter từ lưu trữ theo người dùng sang lưu trữ gộp. Hôm nay, khách hàng Business Starter sẽ chính thức có quyền truy cập vào bộ nhớ dùng chung bắt đầu từ giữa tháng 9.
Với thay đổi này, người dùng Business Starter sẽ có thể tạo bộ nhớ dùng chung và thêm thành viên, tệp và thư mục. Xin lưu ý rằng một số quyền kiểm soát cấp quản trị và bảo mật nhất định—như khả năng kiểm soát quyền truy cập vào các mục trong bộ nhớ dùng chung—sẽ không có trong phiên bản cơ bản của ổ đĩa dùng chung cho Business Starter.
Ảnh hưởng:
Quản trị viên và người dùng cuối.
Tại sao quan trọng:
Một phần trong việc trao quyền cho khách hàng để họ làm việc tốt nhất có nghĩa là giảm thiểu sự cản trở xung quanh việc chia sẻ tệp và cộng tác. Bộ nhớ dùng chung là một công cụ chính để cộng tác—người dùng có thể lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tệp của nhóm ngay lập tức. Ngoài ra, bộ nhớ dùng chung còn mang lại những lợi ích như:
Dễ dàng khám phá: ít tốn thời gian yêu cầu quyền truy cập vào tệp và tìm kiếm tài liệu có liên quan với tất cả tệp của nhóm bạn ở một nơi.
Tệp sẽ tồn tại mãi mãi: tất cả nội dung sẽ được giữ nguyên — ngay cả khi cộng tác viên hoặc thành viên nhóm rời đi, nội dung vẫn sẽ không bị mất.
Dễ dàng cộng tác: mọi thành viên của bộ nhớ dùng chung đều có thể khám phá và cộng tác trong cùng một tệp. Người dùng cũng có thể thêm người dùng bên ngoài nhóm hoặc tổ chức.
Có thể truy cập ở mọi nơi: bất kể vị trí hoặc thiết bị nào, người dùng luôn có thể truy cập vào các tệp cần nhất.
Thông tin chi tiết:
Khi bộ nhớ dùng chung được cung cấp cho khách hàng Business Starter, tất cả người dùng sẽ có thể tạo bộ nhớ dùng chung theo mặc định. Nếu hành vi mặc định này không mong muốn, quản trị viên có thể cập nhật cài đặt trước khi người dùng Business Starter có quyền truy cập vào tính năng này bắt đầu từ ngày 23/9/2024. Để hạn chế điều này, hãy đi tới Bảng điều khiển dành cho quản trị viên > trình đơn > Ứng dụng > Google Workspace > Drive và Tài liệu > Cài đặt chia sẻ > Tạo bộ nhớ dùng chung > bật "Ngăn người dùng trong [miền] tạo bộ nhớ dùng chung mới".
Làm thế nào để bắt đầu:
Quản trị viên:
Khi bộ nhớ dùng chung khả dụng đối với Business Starter, quản trị viên có thể sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để:
Thêm và xóa thành viên
Thay đổi cấp độ truy cập của thành viên
Hạn chế di chuyển nội dung ra bên ngoài
Các tính năng sau đây không khả dụng đối với bộ nhớ dùng chung trong Business Starter:
Quản trị viên không thể thiết lập cài đặt mặc định
Người dùng Business Starter không thể thay đổi cài đặt
Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu cách thiết lập bộ nhớ dùng chung cho tổ chức và cho phép người dùng tạo bộ nhớ dùng chung. Nếu cần thêm dung lượng lưu trữ cho tổ chức, hãy cân nhắc mua thêm dung lượng lưu trữ gộp hoặc nâng cấp phiên bản Google Workspace lên gói có nhiều dung lượng lưu trữ hơn.
Lưu ý: vui lòng với đại lý để mua thêm dung lượng lưu trữ hoặc nâng cấp phiên bản.
Người dùng cuối: truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về bộ nhớ dùng chung.
Thời gian triển khai:
Cài đặt quản trị:
Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ: đang dần triển khai, tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 26/8/2024.
Ổ đĩa chia sẻ được bật theo mặc định:
Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ: đang dần triển khai, tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 23/9/2024.
Phiên bản phát hành:
Bản cập nhật này ảnh hưởng tới khách hàng sử dụng Google Workspace Business Starter.
Nguồn: LVtech