Mở rộng các lối tắt trong Google Drive, giảm các tập tin không được sắp xếp

Tháng 9 07, 2020


Tính năng mới:

Đầu năm nay, lối tắt trong Google Drive đã được phát hành công khai. Các lối tắt đã đơn giản hóa cấu trúc tập tin và thư mục trong Drive bằng cách tạo con trỏ đến các mục, thay vì tạo các mục tồn tại ở nhiều vị trí. Điều này giúp đảm bảo dễ dàng truy cập vào tập tin và thư mục cho những người dùng khác nhau đồng thời giảm sự nhầm lẫn có thể xảy ra về cách tập tin được sở hữu, quản lý và cập nhật.

Bây giờ, Google chia sẻ ba bản cập nhật cho các lối tắt và vị trí tập tin:

  • Mở rộng việc sử dụng phím tắt: loại bỏ một số tác vụ cụ thể nhưng vẫn tạo nhiều vị trí cho tập tin.
  • Bản cập nhật di chuyển: thêm chi tiết về việc di chuyển các tập tin ở nhiều vị trí hiện hữu sang các lối tắt.
  • Cải thiện quản lý tập tin và giảm các tập tin "không được sắp xếp": đảm bảo các tập bị xóa vị trí cuối cùng hiện được đặt trong thư mục My Drive của chủ sở hữu.

Ảnh hưởng:

Quản trị viên và người dùng cuối.

Tại sao quan trọng:

Việc mở rộng sử dụng các lối tắt sẽ tăng tính nhất quán của hành vi và giúp người dùng dễ dàng hiểu cách Drive được cấu trúc.

Thông tin chi tiết:

Mở rộng việc sử dụng các phím tắt

Sau khi khởi chạy các lối tắt, vẫn có một số cách để người dùng thêm tập tin vào nhiều vị trí. Hiện Google đang dừng một số hoạt động để tạo ra trải nghiệm nhất quán hơn trên các nền tảng và cách sử dụng Drive khác nhau. Những thay đổi cụ thể bao gồm:

  • Khi sử dụng Drive trên web, phím tắt Shift + Z trên tập tin  được chia sẻ được sử dụng để đặt tập tin ở nhiều vị trí. Bây giờ, khi một tập tin hoặc nhiều mục được chọn, Shift + Z sẽ tạo lối tắt thay thế. Tuy nhiên, nếu một thư mục được chọn, Shift-Z vẫn sẽ thêm một vị trí khác cho thư mục để đảm bảo khả năng tương thích liên tục với truy cập ngoại tuyến thông qua Backup and Sync
  • Khi sử dụng Drive trên web, việc đặt người khác làm chủ sở hữu của tập tin được sử dụng để tạo nhiều vị trí cho tập tin. Bây giờ, nếu chủ sở hữu mới có thể thấy vị trí hiện hữu của tập tin, thì tập tin sẽ vẫn ở đó. Nếu chủ sở hữu mới không thể nhìn thấy vị trí hiện hữu, vị trí đó sẽ được chuyển tải sang thư mục My Drive của chủ sở hữu mới và một lối tắt sẽ được tạo ở vị trí đó.

Truy cập trung tâm hỗ trợ để tìm hiểu thêm về lối tắt trên Drive

Cập nhật di chuyển

Trong thông báo ban đầu, Google đã đề cập rằng sẽ di chuyển các tập tin hiện hữu ở nhiều vị trí sang các lối tắt. Sau đây là các chia sẻ chi tiết về kế hoạch này:

  • Google sẽ bắt đầu quá trình di chuyển này vào năm 2021 và sẽ thông báo về quá trình di chuyển trên G Suite Updates blog kèm theo biểu ngữ thông báo trong sản phẩm ít nhất 2 tuần trước khi bắt đầu.
  • Quá trình di chuyển sẽ xóa tất cả trừ một vị trí của các tập tin hiện đang ở nhiều vị trí và sẽ thay thế các tập tin đã xóa bằng các lối tắt.
  • Phân tích dữ liệu di chuyển sẽ chủ yếu dựa trên quyền sở hữu ban đầu, nhưng cũng sẽ tính đến các tín hiệu về quyền truy cập và hoạt động trên các thư mục chính khác, để đảm bảo cộng tác ít bị gián đoạn nhất có thể.
  • Quyền sở hữu và quyền truy cập tập tin sẽ không bị ảnh hưởng.
  • Quá trình di chuyển sẽ tự động và không yêu cầu người dùng hoặc quản trị viên thao tác.

Cải thiện quản lý tập tin và giảm tập tin "không được sắp xếp"

Một tập tin có thể trở nên mất trật tự khi vị trí cuối cùng trước đó đã bị xóa. Ví dụ: điều này có thể xảy ra nếu người dùng đã thêm tập tin vào thư mục chia sẻ mà sau đó chủ sở hữu của thư mục chia sẻ đã xóa.

Trước đây, trong những tình huống đó, người dùng chỉ có thể tìm thấy tập tin bằng cách tìm kiếm cụ thể chứ không phải bằng cách duyệt tìm tập tin. Điều này dẫn đến một số trường hợp cảm giác như tập tin đã bị mất. Bây giờ, Google sẽ thêm các mục này vào My Drive của chủ sở hữu. Thay đổi này sẽ giúp việc xác định vị trí các tập tin đã bị xóa dễ dàng hơn.

Nhắc nhở cập nhật API

Đầu năm nay, Google đã công bố những thay đổi đối với API Drive sẽ hỗ trợ quá trình chuyển đổi sang các phím tắt cho tệp. Những thay đổi này sẽ bắt đầu có hiệu lực vào ngày 30/09/2020.  Đọc thêm chi tiết về các thay đổi API tại đây.

Làm thế nào đã bắt đầu:

  • Quản trị viên: không có kiểm soát quản trị viên nào để mở rộng việc sử dụng các lối tắt trong Drive.
  • Người dùng cuối: truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về các lối tắt trong Drive.

Thời gian triển khai:

Mở rộng việc sử dụng các phím tắt và cải thiện quản lý tệp:

  • Bản phát hành nhanh: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 26/8/2020.
  • Bản phát hành theo định kỳ: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 9/9/2020.

Di chuyển các tập tin hiện có ở nhiều vị trí:

  • Sẽ không bắt đầu cho đến năm 2021 và sẽ được thông báo trước trên G Suite Updates blog với biểu ngữ thông báo trong sản phẩm.

Phiên bản phát hành:

  • Khả dụng đối với tất cả phiên bản G Suite và người dùng tài khoản Google cá nhân.

Nguồn: LVtech