MỚI: nhận xét về tập tin của Microsoft trong Google Drive

Tháng 3 01, 2018


Google Drive giúp dễ dàng lưu trữ và chia sẻ tập trên nền tảng điện toán đám mây để người dùng có thể cộng tác an toàn với các nhóm và khách hàng khi đang di chuyển. Và Google hiểu rõ rằng các nhóm làm việc với rất nhiều thể loại tập tin và công cụ để hoàn thành công việc nên bắt đầu từ hôm nay, Google sẽ cho phép người dùng nhận xét trực tiếp về các loại tập tin khác nhau bao gồm tập tin Microsoft Office, tập tin PDF và hình ảnh mà không cần chuyển đổi sang Docs, Sheets hoặc Slides.

Khi đang hợp tác với một cơ quan bên ngoài, đàm phán hợp đồng với khách hàng hoặc điều phối thỏa thuận bán hàng với nhà cung cấp, khả năng cao là người dùng đang phải làm việc với nhiều định dạng người dùng. Với bản cập nhật này, giờ đây người dùng có thể nhận xét về những tập tin đó trong Drive theo như cách đã sử dụng trong Google Docs. Trong phần Xem trước của Drive, người dùng có thể nhận xét, gán tác vụ hoặc nhắc đến đồng nghiệp và những người cộng tác có thể trả lời lại ngay cả khi họ không sử dụng G Suite. Khi mở một tập tin trên máy tính bằng MS Word, đồng nghiệp sẽ thấy nhận xét ngay trong tập tin và có thể trả lời ngay từ đó.

Với nhận xét trong Xem trước của Drive, người dùng không cần phải mở các công cụ khác để hoàn thành nhiệm vụ. Thay vào đó, mở các tập tin Microsoft Office như Word, Excel và PowerPoint trong Xem trước trên Drive và đưa ra phản hồi trong nhận xét sau đó quay lại làm việc.

AODocs, một công ty giúp doanh nghiệp thay thế các ứng dụng quản lý tài liệu truyền thống trước đây và tự động hoá quy trình kinh doanh được tích hợp với Drive, đã thử nghiệm tính năng Nhận xét Drive mới trong vài tháng qua. Vì AODocs giúp các doanh nghiệp chuyển đổi từ các hệ thống cũ, họ thường hợp tác qua nhiều thể loại phần mềm đa dạng được cấp phép.

"Chúng tôi thường xuyên sử dụng tính năng nhận xét trong Google Docs và Slides khi chuẩn bị tài liệu đặc tả, xem xét các đề xuất dự án và tạo ra các tài liệu tiếp thị", Stéphane Donzé, Giám đốc điều hành và là người sáng lập của AODocs cho biết, "Với việc nhận xét trong tính năng Xem trước trên Drive, giờ đây chúng tôi có thể mở rộng quá trình hợp tác, đánh giá và xác nhận hợp lệ với các ứng dụng Microsoft Office, hình ảnh và tập tin PDF."

Khả năng nhận xét trong chế độ xem trước trên Drive chỉ là một ví dụ về khả năng tương tác giữa G Suite và các sản phẩm Microsoft Office. Người dùng cũng có thể sử dụng trình cắm Drive cho Outlook để dễ dàng chèn tập tin được lưu trữ trong Drive vào email Outlook một cách dễ dàng hơn và lưu các tập tin đính kèm đến Drive từ Outlook. Trung tâm trợ giúp có nhiều thông tin cụ thể hơn về cách bật trình cắm cho quản trị viên.

Tất nhiên, người dùng cũng có thể chuyển đổi các tập tin Microsoft Office thành Docs, Sheets hoặc Slides. Nhấp vào Tệp > Tải xuống dưới dạng... và chọn loại tập tin cần chuyển đổi. Cuối cùng, người dùng có thể chọn chỉnh sửa các tập tin Microsoft mà cần không chuyển đổi bằng cách sử dụng Chế độ Tương thích (Office Compatibility Mode - OCM).

Với G Suite, người dùng hoàn toàn có thể làm việc theo cách cũ như trước đây.

Thông tin bổ sung cho quản trị viên G Suite

Giống lần cải tiến trước, Google sẽ thay đổi cài đặt cho phép "Có thể xem" đối với các tập tin MS Office. Điều này tạo ra khả năng tương tác giữa Google Drive, Microsoft Office và các ứng dụng phổ biến khác. Điều gì đang thay đổi ?

  • Người dùng có quyền truy cập “Có thể xem” đối với các tập tin MS Office sẽ xem bất kỳ nhận xét nào được thêm vào sau lần cải tiến này nhưng họ sẽ không thể trả lời những nhận xét đó hoặc tạo nhận xét mới.
  • Các tập tin MS Office có nhận xét được thêm trước khi thay đổi này (chẳng hạn như sử dụng API Google Drive hoặc từ một phiên bản cũ hơn của tính năng này) sẽ không bị ảnh hưởng.
  • Các nhận xét, mục tác vụ và các chỉnh sửa được đề xuất trong các tập tin Google Docs, Sheets, Slides và Drawings sẽ tiếp tục ở chế độ không hiển thị cho người dùng có quyền truy cập "Có thể xem".

Ngoài việc tạo và trả lời các nhận xét ở cấp độ tập tin khi xem trước một tập tin trong phần Xem trước của Google Drive, người dùng có thể đưa ra nhận xét mới (được thể hiện như mẩu neo), ví dụ như.

  • Vẽ hình chữ nhật trên tập tin PDF hoặc PowerPoint (.pptx) hoặc tập tin hình ảnh và tạo một nhận xét.
  • Chọn một câu trong tập tin MS Office Word (.docx), hoặc PowerPoint (.pptx) hoặc tập tin PDF và tạo một nhận xét(tương tự như nhận xét trong Google Docs).
  • Chọn một ô trong tập tin MS Office Excel (.xlsx) và tạo một nhận xét dựa trên ô.

Tính năng mới này cũng hỗ trợ nhập và xuất các nhận xét vào tập tin phụ thuộc đối với các định dạng tập tin OOXML nhất định như định dạng tập tin MS Office (.docx, .xlsx, .pptx) và tập tin PDF. Điều này có nghĩa là các nhận xét hiện đang có sẵn trong các định dạng tập tin đó sẽ được nhập và hiển thị trong phần Xem trước. Ngoài ra, nhận xét trong phần Xem trước sẽ được xuất sang tập tin phụ thuộc để khi mở tập tin bằng ứng dụng trên máy, người dùng sẽ có thể xem các nhận xét trong Xem trước trên Drive.

Chi tiết ra mắt

Tính năng dành cho người dùng:

Đã khả dụng với Bản phát hành nhanh, riêng Bản phát hành theo định kỳ sẽ khả dụng trong 2 tuần tới.

Phiên bản phát hành:

Khả dụng đối với tất cả các phiên bản G Suite.

Thời gian triển khai:

Đang mở rộng triển khai (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng).

Ảnh hưởng:

Tất cả người dùng cuối.

Thao tác:

Thông báo thay đổi được đề xuất.

Nguồn: LVtech