Năm lý do doanh nghiệp nên trải nghiệm Google Sheets

Tháng 3 01, 2018


Nhập - xuất dữ liệu, email. Rồi lại nhập - xuất dữ liệu và email. Phải nói rằng phân tích dữ liệu là công việc hằng ngày. Nhưng dù có bao nhiêu công thức hay các bảng tổng hợp, chỉ có các kỹ năng bảng tính tuyệt vời mới hỗ trợ được người dùng trong trường hợp làm việc với nhiều phiên bản hoặc bộ dữ liệu cũ.

Trung bình, nhân viên dành tám giờ mỗi tuần - tương đương một ngày làm việc - để tìm kiếm và hợp nhất thông tin. Điều gì sẽ xảy ra nếu các doanh nghiệp dành thời gian để áp dụng vào thông tin chi tiết dữ liệu thay vì chỉ cần theo dõi chúng?

Google đã thiết kế các công cụ dựa trên nền tảng điện toán đám mây, như Google Sheets để giúp tổ chức và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng hơn ở cùng một nơi. Sau đây là năm lý do doanh nghiệp/tổ chức nên trải nghiệm Sheets.

  1. Dữ liệu luôn được cập nhật.

Làm việc trong đám mây có nghĩa là dữ liệu dễ dàng được cập nhật vì thông tin được lưu tự động ngay khi được nhập. Nhiều thành viên trong nhóm có thể hợp tác trong thời gian thực từ điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính (trực tuyến và ngoại tuyến) và tạo ra một nguồn duy nhất

cho các dự án, chẳng hạn như ngân sách hàng quý.

Cần cá nhân hóa? Không vấn đề gì. Người dùng có thể xem dữ liệu mà không làm gián đoạn công việc của đồng nghiệp, sắp xếp thông tin theo trật tự cụ thể hoặc ẩn các trang tính không cần thiết. Nếu vẫn lo lắng về việc người khác nhúng dữ liệu của mình, người dùng có thể bảo vệ dãy ô trong trang tính bằng cách đặt cài đặt chia sẻ tùy chỉnh. Thêm vào đó, người dùng không phải lo lắng về việc kiểm soát phiên bản vì có thể thấy các thay đổi hoặc hoàn tác về các phiên bản trước đó trong Tệp (File) > Lịch sử Phiên bản (Version History) hoặc bằng cách nhấp vào "Đã lưu tất cả thay đổi trong Drive" (“All changes saved in Drive”)ở đầu trang tính.

  1. Sử dụng trí thông minh nhân tạo của Google để tăng tốc độ phân tích.

Được cung cấp bởi trí thông minh nhân tạo của Google, Sheets hỗ trợ rất nhiều phép toán nâng cao cho người dùng khi phân tích dữ liệu. Người dùng có thể đặt câu hỏi về dữ liệu và Sheets sẽ trả lời bằng cách sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên. Các trang tính cũng xây dựng biểu đồ, gợi ý các công thức và tạo bảng tổng hợp cho người dùng.

  1. Dữ liệu được bảo mật an toàn.

Google đã xây dựng các tính năng bảo mật tích hợp trong G Suite để giúp người dùng quản lý thông tin kinh doanh nhạy cảm. Sheets cũng không ngoại lệ.

Nhấp vào "Chia sẻ" (“Share”) ở góc trên bên phải, người dùng sẽ có thể cài đặt truy cập cho từng thành viên trong nhóm, do đó có thể kiểm soát được những người có thể xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét về tài liệu. Thêm các điều khiển IRM (Quyền Quản lý Thông tin) cho phép người dùng dễ dàng vô hiệu hóa các tùy chọn để tải xuống, sao chép hoặc in bảng tính và có thể đặt ngày hết hạn nếu cần ngưng quyền truy cập vào thông tin bí mật. Quản trị viên cũng có quyền hạn chế chia sẻ tập tin trong một tổ chức hoặc cho các miền trong danh sách trắng.

  1. Người dùng có thể làm việc theo như phương thức làm việc trước đây.

Google đã nhận được phản hồi từ người dùng là cần các công cụ không làm gián đoạn quy trình làm việc (đặc biệt trong trường hợp người dùng đã từng sử dụng quen thuộc những quy trình này). Đó là lý do tại sao Google đã nhúng các chức năng mà nhóm đã từng sử dụng.

  • Hãy bắt đầu với các hàm. Người dùng có thể sử dụng hàng trăm hàm quen thuộc, như VLOOKUP, SUMIFS và IPMT. Google cũng đã tạo các hàm độc đáo để giúp người dùng thống kê như: FILTER nhanh chóng sắp xếp một bảng tính tùy thuộc đầu vào, QUERY truy vấn kết quả cụ thể ra khỏi bộ dữ liệu trung tâm hoặc GOOGLEFINANCE đưa tới dữ liệu nguồn trực tiếp từ Google Finance. Ngoài các hàm, người dùng cũng có thể tạo các bảng tổng hợp để phân tích dữ liệu (hoặc để cho Sheets làm điều đó)
  • Còn việc  sắp xếp trang tính? Tô màu các ô bằng cách sử dụng Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting), tạo các danh sách bằng Xác thực dữ liệu (Data Validation) hoặc cố định các tiêu đề (freeze headers) ở đầu trang tính, nhằm giúp cho dữ liệu trình bày rõ ràng. Một khi dữ liệu được sắp xếp, người dùng có thể hình dung trong các biểu đồ hình tròn, biểu đồ thanh, biểu đồ đường và nhiều biểu đồ khác.
  • Làm việc mọi nơi. Sheets khả dụng trực tuyến và ngoại tuyến - ngay cả trên các trình duyệt web dành cho máy tính để bàn và ứng dụng trên Android và iOS - tức là người dùng không phải ngừng làm việc trong thời gian đi công tác hoặc khi không có Wi-Fi.
  1. Tự động hóa quy trình.

Khi thông tin ở cùng một nơi, quá trình tự động hóa sẽ trở nên dễ dàng hơn. Giả sử người dùng cần đặt hàng cung cấp cho văn phòng, khi đó thay vì gửi email qua lại để phối hợp mua hàng, người dùng có thể sử dụng ứng dụng G Suite.

Ví dụ: giả sử trong trường hợp người quản lý kho của công ty bán lẻ cần thu thập các yêu cầu cung cấp từ các nhóm sử dụng Google Forms, sau đó có thể nhập các câu trả lời của Forms vào một Sheets để ghi lại các nhu cầu. Nếu bảng tính được đồng bộ hóa với Gmail bằng tập lệnh, bảng tính được gửi qua email đến các bên liên quan về các yêu cầu tự động, khi đó quản lý kho có thể xem và chấp thuận các yêu cầu tại một thời điểm. Không còn phải mệt mỏi với quá nhiều email qua lại nữa.

Có rất nhiều cách có thể tự động hóa các tác vụ hoặc tăng tốc công việc. Hãy dành chút thời gian tìm hiểu xem cách The New York Times đã sử dụng API Sheets để báo cáo phiếu bầu của Quốc hội một cách nhanh chóng như thế nào.

Nguồn: LVtech