Nhãn phân loại dữ liệu cho Gmail hiện đã khả dụng bản beta mở

Tháng 11 04, 2024


Tính năng mới:

Ngoài Google Drive, Google đang mở rộng nhãn phân loại dữ liệu để bao gồm Gmail. Nhãn phân loại được sử dụng để phân loại và kiểm tra nội dung theo hướng dẫn của tổ chức (“Nhạy cảm”, “Bí mật”, v.v.) và áp dụng các chính sách, chẳng hạn như quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP), để bảo vệ thông tin nhạy cảm trong thư email. Nhãn phân loại sẽ khả dụng khi sử dụng Gmail trên web – hỗ trợ cho Gmail trên thiết bị di động sẽ được giới thiệu trong những tháng tới.

 

Ảnh hưởng:

Quản trị viên và người dùng cuối

 

Tại sao quan trọng:

Vi phạm dữ liệu ngày càng phổ biến và tốn kém trong mọi lĩnh vực, bao gồm doanh nghiệp, khu vực công và các tổ chức chính phủ. Để giảm thiểu việc rò rỉ dữ liệu và hiểu rõ hơn về dữ liệu đang được chia sẻ, các tổ chức cần phân biệt giữa các loại thông tin khác nhau và mức độ nhạy cảm của chúng để áp dụng các chính sách bảo vệ dữ liệu cho phù hợp. Bằng cách mở rộng nhãn phân loại dữ liệu sang Gmail, Google Workspace cung cấp cho quản trị viên một hệ thống linh hoạt và mạnh mẽ hơn được tích hợp với các khả năng bảo vệ dữ liệu để giúp các tổ chức phân loại và bảo vệ thông tin nhạy cảm một cách hiệu quả.

Cụ thể, quản trị viên có thể tạo:

  • Nhãn phân loại mới hoặc mở rộng nhãn hiện có được bật trong nhãn Drive cho Gmail từ Trình quản lý nhãn. Nhãn có thể được sử dụng để biểu thị tên phòng ban, loại tài liệu, trạng thái tài liệu và các danh mục tùy chỉnh khác.

Công cụ Quản lý nhãn có thể được truy cập trong Bảng điều khiển quản trị bằng cách vào Bảo mật > Truy cập và kiểm soát dữ liệu

  • Quy tắc bảo vệ dữ liệu với nhãn phân loại là điều kiện để áp dụng hành động cho tin nhắn dựa trên phân loại của nó. Ví dụ, tin nhắn sẽ bị chặn nếu được phân loại là 'Nội bộ' và đang được gửi đến người nhận bên ngoài.

Thông báo về lỗi gửi thư do chính sách DLP, chặn các tin nhắn được gắn nhãn là 'Bí mật' được gửi đến người nhận bên ngoài tổ chức

  • Quy tắc bảo vệ dữ liệu để tự động áp dụng nhãn phân loại cho tin nhắn, dựa trên nội dung của nó. Ví dụ, nhãn 'Bí mật' có thể được áp dụng cho tin nhắn nếu nó chứa thông tin tài chính nhạy cảm, chẳng hạn như số thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng.

Quy tắc bảo vệ dữ liệu với hành động ‘Áp dụng nhãn’. Nhãn phân loại được chỉ định trong quy tắc sẽ được áp dụng cho tin nhắn, nếu tin nhắn chứa thông tin khớp với các điều kiện của quy tắc

  • Quy tắc DLP với Chế độ bảo mật là điều kiện để ngăn chặn việc gửi tin nhắn có thông tin nhạy cảm nếu thông tin đó không được mã hóa (Chế độ bảo mật không được bật)

Quy tắc bảo vệ dữ liệu được thiết lập để phát hiện các tin nhắn có thông tin nhạy cảm (số thẻ tín dụng hoặc hộ chiếu) và chế độ bảo mật bị vô hiệu hóa để thực thi việc gửi thông tin đó với các biện pháp bảo vệ nâng cao

 

  • Người dùng cuối có thể xem và áp dụng Nhãn phân loại khi sử dụng Gmail trên web.

Người dùng có thể áp dụng nhãn phân loại cho một tin nhắn, theo chính sách quản trị dữ liệu của tổ chức

 

Thông tin chi tiết:

  • Khi quy tắc Ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) cho Gmail sử dụng nhãn phân loại dưới dạng điều kiện hoặc hành động, tin nhắn được quét không đồng bộ. Điều này có nghĩa là tin nhắn được phân loại, chặn hoặc cách ly sau khi rời khỏi hộp thư của người gửi) và trước khi được gửi đến người nhận. Trong bản phát hành trong tương lai, Google có kế hoạch cung cấp hỗ trợ đồng bộ với thông báo tức thời phù hợp với hỗ trợ đồng bộ về việc thực thi DLP tức thời cho Gmail.

Lưu ý:

  • Nếu tin nhắn bị chặn do nhãn phân loại được áp dụng cho tin nhắn đó, người gửi sẽ nhận được tin nhắn trả lại.

  • Nếu tin nhắn được tự động gắn nhãn theo quy tắc DLP, người gửi sẽ không thấy nhãn được phản ánh trong tin nhắn đã gửi. Người nhận sẽ thấy nhãn được áp dụng tự động giống như bất kỳ nhãn phân loại nào khác được người gửi áp dụng thủ công.

  • Chỉ có các loại trường Danh sách tùy chọn có huy hiệu và Danh sách nhiều tùy chọn (Lựa chọn đơn) được hỗ trợ trong Gmail. Nếu nhãn phân loại được bật để sử dụng trong cả Gmail và Drive và nhãn này chứa các trường không được hỗ trợ trong Gmail, chẳng hạn như ngày hoặc cá nhân, người dùng Gmail sẽ chỉ thấy nhãn có các trường thuộc các loại được hỗ trợ.

Làm thế nào để bắt đầu:

  • Quản trị viên:

  • Người dùng cuối: Nếu được quản trị viên cấu hình, người dùng sẽ thấy tùy chọn "Phân loại" khi soạn tin nhắn mới hoặc trả lời tin nhắn hiện có — khi mở menu, người dùng có thể chọn nhãn có liên quan đến tin nhắn của mình. Google sẽ chia sẻ bài viết Trung tâm trợ giúp người dùng cuối vào Thứ Hai, ngày 3/11/2024

Thời gian triển khai:

  • Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 1/11/2024.

Phiên bản phát hành:

Trình quản lý nhãn và phân loại thủ công có sẵn trong Google Workspace:

  • Frontline Starter và Standard

  • Business Standard và Plus

  • Enterprise Standard và Plus

  • Education Standard và Education Plus

  • Essentials, Enterprise Essentials, và Enterprise Essentials Plus

Các quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu có nhãn là điều kiện hoặc nhãn là hành động khả dụng cho:

  • Enterprise Standard và Plus

  • Education Fundamentals, Standard, Plus, và Teaching & Learning Upgrade

  • Frontline Standard

  • Cloud Identity Premium (kết hợp với Phiên bản Workspace đủ điều kiện cho Gmail)

Nguồn: LVtech

← Previous Post
Next Post →
 
Chat với chúng tôi