Tính năng mới:

Trong môi trường làm việc kết hợp này, nhu cầu tối ưu hóa tốt hơn các phòng họp ngày càng tăng để thúc đẩy việc cộng tác hiệu quả hơn.

Giải phóng phòng, một tính năng hiện có giúp giải phóng các phòng họp đã đặt khi có một người trong số tất cả thành viên tham dự từ chối lời mời giờ đây sẽ được BẬT theo mặc định. Bản cập nhật này cải thiện cơ hội cho quản trị viên và đồng nghiệp có ngữ cảnh tốt hơn để lập kế hoạch vị trí, quản lý phòng họp và sự tiện lợi đối với người tham dự.

Sẽ có một giai đoạn chuyển tiếp, từ ngày 11/1/2023 - 6/3/2023, trong đó quản trị viên có thể chọn không tham gia các phòng họp có cấu trúc hoặc loại trừ nhóm người dùng khỏi cài đặt hủy đặt phòng này.

Ảnh hưởng:

Quản trị viên.

Tại sao sử dụng:

Tính năng này giúp việc quản lý phòng họp, đặc biệt là trong môi trường làm việc kết hợp, hiệu quả hơn bằng cách giải phóng phòng khi hầu hết người tham dự không có mặt.

Thông tin chi tiết:

Google đang giới thiệu một cài đặt chung để BẬT/TẮT giải phóng phòng cho tất cả các phòng trong một miền và cài đặt chọn không tham gia cho từng tài nguyên phòng riêng lẻ. Điều này sẽ không được kích hoạt cho đến khi kết thúc giai đoạn chuyển tiếp.

Cài đặt cũ bật hoặc tắt hủy phòng sẽ được đổi tên thành "Hủy đặt phòng theo lịch" và sẽ chỉ khả dụng trong giai đoạn chuyển đổi.

Nếu muốn duy trì chế độ thiết lập hiện tại của tổ chức và chỉ bật một số phòng giới hạn để giải phóng phòng, thì quản trị viên có thể thực hiện các bước sau đây để áp dụng các giá trị của chế độ cài đặt cũ cho chế độ cài đặt mới:

• Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Tòa nhà và tài nguyên > Quản lý tài nguyên

• Nhấp vào “Thêm bộ lọc” và chọn các bộ lọc “Hủy đặt phòng theo lịch: “Tắt” và “Miễn hủy đặt phòng: Tắt”

• Nhấp vào hộp kiểm ở đầu danh sách Tài nguyên để chọn tất cả các tài nguyên.

• Nhấp vào trình đơn thả xuống “Chỉnh sửa” ở phía bên tay phải và chọn “Chỉnh sửa hủy đặt phòng theo lịch: Bật”

• Nếu có hơn 200 tài nguyên, hãy lặp lại cho đến khi các bộ lọc được áp dụng không hiển thị thêm tài nguyên nào nữa.

Nhằm nâng cao trải nghiệm phòng họp, quản trị viên không bật tính năng này khi không có nhu cầu.

Nếu muốn sửa đổi hoạt động của tính năng trước khi kết thúc giai đoạn chuyển đổi, thì quản trị viên nên sửa đổi cài đặt "Hủy đặt phòng theo lịch" cho các phòng thích hợp. Điều này có thể được thực hiện trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên bằng cách làm theo các bước sau:

• Điều hướng đến Tòa nhà và tài nguyên > quản lý tài nguyên

• Chọn một hoặc nhiều tài nguyên muốn sửa đổi.

• Nhấp vào trình đơn thả xuống “Chỉnh sửa” ở phía bên tay phải và chọn “Chỉnh sửa hủy đặt phòng theo Lịch”

Làm thế nào để bắt đầu:

• Quản trị viên:

  • Đối với những doanh nghiệp/tổ chức đã thiết lập phòng họp có cấu trúc, quản trị viên sẽ thấy tùy chọn BẬT hoặc TẮT tùy chọn cài đặt này trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên kể từ ngày 11/1/2023.

  • Kể từ ngày 6/3/2023, tính năng này sẽ được BẬT theo mặc định đối với các doanh nghiệp/tổ chức có cấu trúc phòng họp được thiết lập trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

  • Để loại trừ theo cách thủ công một số hoặc tất cả các phòng họp có cấu trúc khỏi tính năng giải phóng phòng này, hãy chuyển đến Tòa nhà và tài nguyên > Quản lý tài nguyên > nhấp vào phòng mong muốn. Sau đó tìm đến phần cài đặt phòng > BẬT "Miễn hủy đặt phòng"

    • Sau ngày 6/3/2023, các phòng này sẽ không được hủy.

  • Để chọn không tham gia cài đặt này đối với nhóm người dùng, hãy chuyển đến Tòa nhà và tài nguyên > Cài đặt phòng > nhấp vào "CHỈNH SỬA NHÓM" bên cạnh "Loại trừ nhóm người dùng" > thêm các nhóm mong muốn.

  • Phòng họp sẽ không được hủy khi phòng chứa hơn 20 người hoặc khi cuộc họp kéo dài hơn 4 giờ.

  • Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về cách giải phóng các phòng họp trên Google Calendar không sử dụng.

• Người dùng cuối: không có cài đặt người dùng cuối đối với tính năng này. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về cách trả lời lời mời tham gia sự kiện.

Thời gian triển khai:

• Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ: đang dần  triển khai (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 11/1/2023.

Phiên bản phát hành:

• Khả dụng đối với Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade cũng như G Suite Business cũ.

• Không khả dụng đối với Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Enterprise Essentials, Nonprofits, Frontline cũng như G Suite Basic cũ.

• Không khả dụng đối với người dùng có tài khoản Google cá nhân.

Nguồn: LVtech