Tính năng mới:
Google liên tục đầu tư vào khả năng bảo vệ dữ liệu cho Google Forms. Google đã bật tính năng ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) cho các chính sách của Google Drive áp dụng cho các tệp được gửi trong biểu mẫu bên ngoài, bao gồm cả biểu mẫu từ các tổ chức bên ngoài. Để mở rộng vấn đề này, các chính sách DLP dành cho nội dung biểu mẫu trong Google Forms hiện đã có sẵn rộng rãi.
Với DLP, các biểu mẫu có nội dung nhạy cảm có thể bị chặn để các cá nhân bên ngoài xem hoặc phản hồi. Dựa trên các quy tắc DLP do quản trị viên định cấu hình, tính năng này sẽ kiểm tra nội dung biểu mẫu bao gồm các câu hỏi, tiêu đề biểu mẫu, mô tả và các tùy chọn trả lời được cung cấp trong biểu mẫu, đồng thời ngăn nội dung nhạy cảm bị chia sẻ ra bên ngoài; nó không kiểm tra các phản hồi biểu mẫu do người dùng cuối cung cấp được gửi tới các biểu mẫu bên ngoài.
Ảnh chụp màn hình Google Forms này bao gồm các đề cập đến “Dự án X”. Quy tắc DLP được đặt cấu hình để phát hiện và ngăn chặn việc chia sẻ bểu mẫu với những người phản hồi bên ngoài tổ chức có bất kỳ đề cập nào đến “Dự án X”, nội dung nhạy cảm trong biểu mẫu này.
Thông tin chi tiết:
Nếu không muốn áp dụng quy tắc DLP cho người dùng trong miền, quản trị viên có thể loại trừ một số nhóm hoặc đơn vị tổ chức nhất định khỏi quá trình kiểm tra DLP. Quản trị viên cũng có thể loại trừ quy tắc DLP cho biểu mẫu bằng cách sử dụng toán tử điều kiện lồng nhau trong quy tắc DLP cho Drive. Để làm như vậy, hãy thêm toán tử có điều kiện “AND NOT” cùng với trình phát hiện tùy chỉnh cho “vnd\.google\-apps\.form” dưới dạng biểu thức chính quy. Trong trường hợp chỉ muốn áp dụng DLP cho biểu mẫu, hãy thêm trình phát hiện tùy chỉnh cho “vnd\.google\-apps\.form” làm biểu thức chính quy. Hãy truy cập Trung tâm trợ giúp này để tìm hiểu thêm về cách sử dụng Workspace DLP nhằm ngăn ngừa mất dữ liệu.
Làm thế nào để bắt đầu:
Quản trị viên:
Các quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu trong phạm vi tệp Drive được xác định cho miền sẽ được tự động áp dụng cho Forms
Nếu không sử dụng DLP cho Google Drive, quản trị viên có thể tạo quy tắc DLP ở cấp miền, OU hoặc nhóm trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên trong Bảo mật > Bảo vệ dữ liệu. Có thể áp dụng các hành động chặn, cảnh báo hoặc kiểm tra, phù hợp với DLP cho Drive. Nếu áp dụng hành động chặn, người dùng bên ngoài miền sẽ không thể xem hoặc phản hồi các biểu mẫu có nội dung nhạy cảm.
Hãy truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về cách bật tính năng ngăn chặn mất dữ liệu trong Google Forms.
Người dùng cuối: có thể phản hồi các biểu mẫu như thường lệ đối với các biểu mẫu không vi phạm quy tắc DLP, nhưng nếu một biểu mẫu vi phạm quy tắc Drive DLP cho miền, người chỉnh sửa biểu mẫu có thể thấy cảnh báo và những người phản hồi biểu mẫu bên ngoài miền có thể bị chặn xem hoặc phản hồi biểu mẫu.
Thời gian triển khai:
Bản phát hành nhanh: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 24/07/2024.
Bản phát hành theo định kì: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 05/08/2024.
Phiên bản phát hành:
Khả dụng cho khách hàng Google Workspace
Enterprise Standard, Plus
Enterprise Essentials Plus
Education Fundamentals, Standard, Plus, Teaching & Learning Upgrade
Frontline Standard
Cloud Identity Premium
Nguồn: LVtech