Tính năng bảo vệ và kiểm soát tích hợp trong Team Drive

Tháng 6 18, 2018


Trong tháng 3, Google đã công bố một số tính năng mới để giúp khách hàng G Suite luôn bảo mật. Trong số đó là các biện pháp kiểm soát mới giúp người dùng bảo vệ nội dung nhạy cảm trong Team Drive. Các kiểm soát này hiện đang khởi chạy cho các phiên bản G Suite Business, Enterprise, Education và Nonprofit.

Tính năng kiểm soát thuộc quản trị sẽ bắt đầu được triển khai dần kể từ hôm nay. Tính năng kiểm soát thuộc người dùng cuối sẽ khởi chạy cho các Bản phát hành nhanh trong vòng một tuần sau và các Bản phát hành theo định kỳ trong ba tuần tới. Ban đầu, tính năng này chỉ khả dụng cho Google Drive trên web (drive.google.com). Chi tiết như sau:

Cài đặt người dùng để bảo vệ tập tin trong Team Drive

Với tính năng này, người dùng * có thể sửa đổi cài đặt cho bất kỳ Team Drive nào để chỉ định các tập tin trong Team Drive có thể:

  • Được chia sẻ với những người dùng không nằm trong cùng miền.
  • Được chia sẻ với những người dùng không phải là thành viên của Team Drive.
  • Được tải xuống, sao chép hoặc in bởi người nhận xét và người xem.

* Để sửa đổi các cài đặt này, người dùng phải (1) ở cùng miền Team Drive và (2) có toàn quyền truy cập vào Team Drive.

Cài đặt mặc định do quản trị viên kiểm soát Team Drives mới trong tổ chức

Để bảo vệ thông tin nhạy cảm trong tổ chức, quản trị viên G Suite có thể cài đặt mặc định cho Team Drive mới được tạo trong miền hoặc trong các đơn vị tổ chức riêng lẻ. Không có biện pháp bảo vệ nào trong số này được bật theo mặc định. Mặc định có thể được cài đặt:

  • Ngăn thành viên có toàn quyền truy cập sửa đổi cài đặt của Team Drive.
  • Ngăn người dùng trong tổ chức tạo Team Drives mới.
  • Ngăn người ngoài miền  truy cập tập tin trong Team Drive.
  • Ngăn không phải thành viên truy cập tệp trong Team Drive.
  • Ngăn người nhận xét và người xem tải xuống, sao chép và in tập tin trong Team Drive.

Lưu ý rằng nếu cài đặt Ngăn thành viên có toàn quyền truy cập sửa đổi cài đặt của Team Drive không được chọn, các thành viên có toàn quyền truy cập được phép thay đổi cài đặt của Team Drive (từ mặc định) sau khi được tạo.

Thông tin bổ sung về cài đặt bảo vệ

  • Quản trị viên G Suite có thể sửa đổi cài đặt của bất kỳ Team Drive cá nhân nào trong miền.
  • Nếu việc cài đặt bảo vệ Team Drive hạn chế hơn so với cài đặt bảo vệ ở cấp độ tài liệu được áp dụng trước đó, việc cài đặt bảo vệ Team Drive sẽ chọn cài đặt ưu tiên. Điều này có nghĩa là một số người dùng có thể mất quyền truy cập vào tài liệu khi cài đặt Team Drive được thực hiện.
  • Nếu tài liệu có cài đặt bảo vệ hạn chế hơn được cài đặt trong Team Drive với cài đặt bảo vệ ít hạn chế hơn thì biện pháp bảo vệ ban đầu của tài liệu sẽ vẫn áp dụng cho tài liệu đó. Hơn nữa, các hạn chế ở cấp độ tài liệu sẽ luôn được giữ nguyên trừ khi được thay đổi hoặc xóa.
  • Một tài liệu sẽ chỉ có các biện pháp bảo vệ được áp dụng cho Team Drive khi thuộc Team Drive. Nếu tài liệu được chuyển đến một vị trí khác, không có biện pháp bảo vệ Team Drive nào sẽ di chuyển cùng với tài liệu. Tuy nhiên, mọi biện pháp bảo vệ được thực hiện trước khi nó thuộc Team Drive vẫn áp dụng.

Để giảm thiểu rò rỉ dữ liệu không mong muốn, Google khuyến khích quản trị viên G Suite bắt đầu sử dụng các cài đặt này trong miền ngay hôm nay. Ban đầu, các tính năng kiểm soát chỉ khả dụng cho Google Drive trên web (drive.google.com).

Chi tiết ra mắt

Tính năng dành cho người dùng:

Cài đặt trong Admin Console:

  • Khả dụng cho cả Bản phát hành nhanh và Bản phát hành định kỳ kể từ ngày 30/05/2018.

Cài đặt người dùng:

  • Khả dụng cho Bản phát hành nhanh kể từ ngày 04/06/2018.
  • Khả dụng cho Bản phát hành theo định kỳ bắt đầu từ ngày 18/06/218.

Phiên bản phát hành:

Chỉ khả dụng đối các phiên bản G Suite Business, Enterprise, Education và Nonprofit.

Thời gian triển khai:

Đã triển khai (1-3  ngày đối với khả năng hiển thị tính năng).

Ảnh hưởng:

Quản trị viên và người dùng cuối.

Thao tác:

Hành động quản trị được đề xuất.

Nguồn: LVtech