Tính năng mới:

Để giúp các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức trong ngành dịch vụ tài chính, đáp ứng các yêu cầu lưu trữ theo quy định nghiêm ngặt, hôm nay Google giới thiệu tính năng Ghi âm Tuân thủ Google Meet, một tính năng mới cho phép quản trị viên tự động ghi lại các cuộc họp và biên bản ghi chép cho những người dùng hoặc nhóm cụ thể cần được một tổ chức đã đăng ký giám sát theo quy định. Tính năng này giúp các công ty tài chính tuân thủ các quy định về lưu giữ và giám sát thông tin liên lạc do SEC, FINRA và CFTC yêu cầu. Cho phép các công ty lưu giữ, giám sát và lưu trữ thông tin liên lạc kỹ thuật số theo định dạng bắt buộc để tuân thủ các quy định cụ thể như Quy tắc 3170 của FINRA và CFTC 17 CFR 1.31. Giải pháp này cũng có thể được sử dụng cho các ứng dụng khác, bao gồm các chế độ tuân thủ Dịch vụ Tài chính toàn cầu khác (MIFID, v.v.) và cho các yêu cầu quy định trong các ngành khác như Chăm sóc Sức khỏe, Khu vực Công, v.v. Giải pháp này có sẵn như một phần của tiện ích bổ sung Assured Controls.

Trong bài viết này, Google sẽ gọi những người dùng được hưởng lợi từ giải pháp này là “người dùng được quản lý”. Điều này có thể bao gồm bất kỳ cá nhân nào cần được giám sát để tuân thủ các yêu cầu quy định; các nhà môi giới/đại lý đã đăng ký, cán bộ, nhân viên nói chung liên lạc với các nhóm trước đây, v.v.

Tính năng Ghi tuân thủ mới của Google Meet

Tại sao quan trọng:

• Đáp ứng các yêu cầu quy định: khi bật tính năng ghi âm tuân thủ cho người dùng được quản lý, các cuộc họp Meet của họ sẽ tự động được ghi lại và bản ghi chép sẽ được lưu trữ. Cả bản ghi âm và bản ghi chép đều được lưu trữ trong kho lưu trữ Google Cloud Storage (GCS) tuân thủ WORM (ghi một lần, đọc nhiều lần) với các chính sách lưu trữ phù hợp, đảm bảo dữ liệu không thể thay đổi để lưu trữ theo quy định.
• Kích hoạt các tính năng cộng tác: trước đây, các tổ chức chịu sự quản lý phải vô hiệu hóa một số tính năng cộng tác quan trọng trong Meet (như trò chuyện và chia sẻ màn hình) để tuân thủ các quy định của SEC. Khung phần mềm mới này giải quyết vấn đề đó bằng cách tự động tạo bản ghi âm và bản chép lời không thể thay đổi khi người dùng chịu sự quản lý tham gia cuộc gọi, duy trì trải nghiệm Meet tiêu chuẩn cho cả người tham gia dù tính năng đó được bật hay tắt.
• Trải nghiệm người dùng: tất cả người tham gia cuộc gọi sẽ có trải nghiệm không bị gián đoạn, với sự đảm bảo rằng thông tin liên lạc của người dùng được quản lý sẽ tự động được lưu trữ cho mục đích quản lý.

Cách thức hoạt động của việc ghi chép tuân thủ

Việc ghi nhận tuân thủ được thực hiện tự động và người tham gia không thể tắt chức năng này sau khi quá trình ghi bắt đầu.

• Hiển thị: tất cả người tham gia cuộc họp sẽ thấy huy hiệu Tuân thủ hiển thị khi có người dùng được quản lý. Huy hiệu này không thể tắt. Thông báo cũng sẽ hiển thị trên màn hình trước cuộc họp trên web và khi quá trình ghi âm bắt đầu.
• Lưu trữ và Chia sẻ: bản ghi âm và bản ghi chép không được tự động chia sẻ với người tham dự, đính kèm vào sự kiện Google Calendar hoặc gửi qua email thông báo cho người dùng. Chúng chỉ được sử dụng để lưu trữ tuân thủ.
• Giới hạn:
  • Người dùng không thể truy cập các bản ghi tuân thủ này; họ phải tự ghi lại cuộc họp nếu muốn có bản sao cá nhân.
  • Cũng như các bản ghi Meet hiện có, bản ghi tuân thủ bị giới hạn tối đa 8 giờ, sau thời gian đó, người dùng được quản lý có thể bị loại khỏi cuộc họp.
  • Bản ghi sẽ không ghi lại nội dung trong Phòng họp nhóm khi người dùng được quản lý tham gia.
• Tùy chỉnh Âm thanh/Video: quản trị viên có thể chọn chỉ ghi âm thanh hoặc Âm thanh & video.

Làm thế nào để bắt đầu:

• Quản trị viên: cài đặt ghi âm tuân thủ mặc định là tắt. Cài đặt này có thể được áp dụng ở cấp đơn vị tổ chức (OU) hoặc nhóm cấu hình để chỉ nhắm mục tiêu đến người dùng được quản lý. Tính năng này được liên kết với giấy phép, vì vậy chỉ những người dùng có giấy phép bổ sung hợp lệ mới phải tuân theo các biện pháp này.
• Người dùng cuối: người dùng cuối không cần thực hiện bất kỳ hành động nào. Quá trình ghi âm và phiên âm để tuân thủ là tự động và minh bạch đối với người dùng, ngoại trừ thông báo trong cuộc họp và huy hiệu Tuân thủ vĩnh viễn.

Thời gian triển khai:

• Đã triển khai.

Phiên bản phát hành:

• Khả dụng đối với người dùng có giấy phép bổ sung Google Workspace Assured Controls hoặc Assured Controls Plus.

Nguồn: LVtech