Google đang thêm khả năng ủy quyền quản lý liên hệ cho người khác trong Google Contacts mới (còn gọi là bản xem trước Danh bạ). Khi ủy quyền quản lý liên hệ tức là người dùng cho phép người khác chỉnh sửa hoặc xóa thông tin trong thư mục danh bạ cá nhân. Bất kỳ thay đổi nào thực hiện cho những liên hệ đó sẽ được cập nhật trong Danh sách liên hệ. Người dùng thường sẽ sử dụng các liên hệ được ủy quyền để trợ lý hành chính có thể quản lý danh sách liên hệ thuộc bộ phận hành chính.

Tính năng này trước đây khả dụng trong Danh bạ cũ, nhưng không có trong Danh sách liên hệ mới (vui lòng xem thêm thông tin bên dưới để biết thêm). Nếu người dùng sử dụng ủy quyền trong Danh sách liên hệ cũ, việc ủy quyền sẽ vẫn hoạt động nếu chuyển sang Danh sách liên hệ mới. Danh bạ và ủy quyền liên hệ sẽ không còn khả dụng thông qua Gmail.

Ủy quyền truy cập vào danh bạ

Người dùng có thể mời người khác trong miền/tổ chức quản lý danh sách liên hệ thông qua trang web Danh bạ mới tại contacts.google.com. Một khi đã ủy quyền quyền truy cập, người được ủy quyền sẽ được thông báo qua email và có thể thêm, chỉnh sửa và xóa các liên hệ với tư cách của người ủy quyền.

Để xem và thay đổi quyền truy cập của người được ủy quyền vào danh bạ, hãy nhấp vào nút Ủy quyền truy cập trong trình đơn điều hướng chính.

Chấp nhận lời mời ủy quyền và quản lý danh bạ của người dùng khác

Khi được ủy quyền danh bạ của người khác, người dùng sẽ nhận được email hỏi xem có muốn chấp nhận yêu cầu không. Nếu chấp nhận, các liên hệ sẽ xuất hiện trong phần “Liên hệ được ủy quyền”, một phần thuộc trình đơn Danh bạ. Người dùng có thể thêm, chỉnh sửa và xóa địa chỉ liên hệ của người khác như Danh bạ thuộc sở hữu. Nếu muốn ngừng quản lý các liên hệ này, hãy nhấp vào Xóa ủy quyền ở đầu trang.

Sử dụng Google Danh bạ mới

Quản trị viên đã có thể khởi chạy Danh bạ mới cho người dùng cho miền. Danh bạ mới (hay còn gọi là Bản xem trước danh bạ) đã được khởi chạy vào năm 2015 và có nhiều tính năng được so sánh từ Danh sách liên hệ cũ, với giao diện được cập nhật và các tính năng bổ sung giúp tăng cường hiệu quả trong công việc. Nếu trước đây đã bật Danh bạ mới và người dùng đã chọn tùy chọn không tham gia, họ có thể chọn tham gia lại bằng cách tìm liên kết đến “Thử bản xem trước danh bạ” trong trình đơn bên trái tại contacts.google.com.

So sánh giao diện Google Contacts cũ và mới

Chi tiết ra mắt

Tính năng dành cho người dùng:

Khả dụng với Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ.

Phiên bản phát hành:

Khả dụng đối với tất cả các phiên bản G Suite.

Thời gian triển khai:

Đã triển khai hoàn toàn (1 - 3 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng).

Ảnh hưởng:

Tất cả người dùng.

Thao tác:

Thông báo thay đổi được đề xuất.

Nguồn: LVtech