Quản trị viên lưu ý!
Quản trị viên nhận được thông báo này vì tổ chức có lịch phụ (còn gọi là lịch nhóm).
Gần đây, Google đã thông báo về việc ra mắt mô hình quyền sở hữu mới cho lịch phụ để cải thiện việc quản trị dữ liệu và quản lý vòng đời. Kể từ nay, mỗi lịch phụ sẽ có một chủ sở hữu duy nhất và riêng biệt, đồng thời tự động kế thừa các chính sách tổ chức của chủ sở hữu đó. Nhờ đó, quản trị viên có nhiều quyền kiểm soát hơn để xác định chính sách cho từng lịch.
Trong lần cập nhật này, chủ sở hữu đã được tự động chỉ định cho lịch phụ. Tuy nhiên, Google không xác định được chủ sở hữu của một số lịch. Trong hầu hết trường hợp, điều này cho thấy lịch đã bị bỏ dở và không được sử dụng.
Từ ngày 27/4/2026, Google sẽ tiến hành quy trình dọn dẹp các lịch không có chủ sở hữu được chỉ định trong tổ chức và xóa các lịch này. Đồng thời, các lịch phụ giờ đây sẽ tuân theo vòng đời của chủ sở hữu và sẽ bị xoá khi tài khoản của chủ sở hữu bị xoá.
Sau đây là thông tin bổ sung để giúp quản trị viên hiểu rõ về những thay đổi sắp tới.
Tác động của thay đổi này đối với tổ chức
Thay đổi quan trọng:
1) Vòng đời của lịch phụ: kể từ nay, khi tài khoản người dùng bị xoá, tất cả lịch phụ của người dùng đó cũng sẽ bị xoá vĩnh viễn. Thay đổi này thống nhất cách xử lý lịch phụ với lịch chính. Ngoài ra, nếu tài khoản được chuyển sang tổ chức khác, các lịch phụ của tài khoản đó sẽ bị xóa.
Lịch phụ của những tài khoản bị xóa từ tháng 1/2026 sẽ được đưa vào quá trình dọn dẹp bắt đầu từ ngày 27/04/2026, trừ phi quyền sở hữu được chuyển cho một người dùng khác.
2) Danh sách lịch trong phần cài đặt: tất cả lịch phụ của người dùng sẽ xuất hiện trong danh sách lịch của người dùng đó trong phần cài đặt Lịch. Một số người dùng có thể nhận thấy các lịch cũ mà họ đã huỷ đăng ký xuất hiện lại trong danh sách lịch. Người dùng có thể chọn giữ lại, xoá vĩnh viễn hoặc chuyển quyền sở hữu cho người dùng khác.
3) Lịch phụ không có chủ sở hữu: Kể từ ngày 27/4/2026, tất cả lịch phụ trong tổ chức mà không có chủ sở hữu thuộc tổ chức đó sẽ bị xoá vĩnh viễn.
Google đính kèm danh sách các lịch chịu ảnh hưởng và được lên kế hoạch xoá vào thông báo này để quản trị viên xem xét. Những thông tin này gồm có:
- Lịch không có chủ sở hữu
- Lịch có chủ sở hữu trong tổ chức nhưng thuộc về tổ chức khác
- Lịch thuộc sở hữu của tổ chức, nhưng chủ sở hữu lại không thuộc tổ chức
Việc nên làm:
Để tránh mất dữ liệu ngoài ý muốn, quản trị viên nên thực hiện những việc sau đây càng sớm càng tốt:
- Quản lý việc chuyển quyền sở hữu: Nếu muốn giữ lại các lịch phụ của bất kỳ tài khoản nào sẽ bị xóa hoặc chuyển sang tổ chức khác từ tháng 1/2026 trở đi:
- Chuyển quyền sở hữu lịch phụ trước khi xóa tài khoản
- Nếu các tài khoản đó đã bị xoá, hãy cấp quyền "Chỉnh sửa và quản lý việc chia sẻ" đối với những lịch này cho người dùng đang hoạt động trong tổ chức trước ngày 20/4/2026. Họ sẽ được cấp quyền sở hữu, nhờ đó lịch sẽ không bị xoá
- Cập nhật quy trình công việc: Cập nhật quy trình ngừng sử dụng để đảm bảo quyền sở hữu lịch phụ được chuyển trước khi tài khoản bị xóa. Người dùng có thể hoàn tất quá trình chuyển trong phần cài đặt Lịch hoặc quản trị viên có thể hoàn tất trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
- Xem dữ liệu được lên kế hoạch xóa: Nếu tổ chức có lịch phụ được lên kế hoạch xóa, vui lòng xem danh sách đính kèm. Để xem thông tin chi tiết về lịch, quản trị viên có thể đăng ký lịch đó trong phần cài đặt Lịch hoặc sử dụng API Lịch Google.
- Nếu không muốn giữ lại dữ liệu, quản trị viên không cần làm gì cả.
- Nếu muốn giữ lại một vài lịch trong số này, có 2 cách:
- Cách 1: cấp quyền "Chỉnh sửa và quản lý việc chia sẻ" đối với các lịch phụ muốn giữ lại cho người dùng đang hoạt động trong tổ chức trước ngày 20/04/2026. Người dùng đang hoạt động có quyền cao nhất sẽ được cấp quyền sở hữu trong quá trình chuyển, nhờ đó lịch sẽ không bị xoá.
- Cách 2: sử dụng công cụ Xuất dữ liệu (trước đây là công cụ Xuất dữ liệu trên toàn bộ miền) để sao lưu dữ liệu của tổ chức. Đối với lịch của người dùng không thuộc tổ chức, vui lòng hướng dẫn người dùng tự mình sử dụng Google Takeout.
Google sẵn sàng trợ giúp.
Vui lòng tham khảo tài liệu để tìm hiểu thêm về mô hình quyền sở hữu lịch phụ mới: