Sử dụng đối tượng mục tiêu phiên bản beta để giới hạn chia sẻ Google Drive cho các nhóm cụ thể

Tháng 9 04, 2020


Tính năng mới:

Google sẽ ra mắt một tính năng mới cho phép quản trị viên xác định các đối tượng cụ thể mà người dùng của họ có thể liên kết chia sẻ tập tin trên Drive. Điều này giúp quản trị viên kiểm soát việc người dùng chia sẻ tập tin với ai và giúp bảo vệ dữ liệu của tổ chức bằng cách giảm khả năng vô tình chia sẻ quá nhiều tập tin. Đối tượng mục tiêu ban đầu khả dụng phiên bản beta.

Ảnh hưởng:

Quản trị viên và người dùng cuối.

Tại sao sử dụng:

Trước đây, quản trị viên có thể chọn cho phép người dùng liên kết chia sẻ tập tin với toàn bộ miền hoặc bất kỳ ai có liên kết. Đối tượng mục tiêu cho phép quản trị viên xác định và đề xuất các tùy chọn chia sẻ liên kết chi tiết hơn cho người dùng.

Điều này có nghĩa là quản trị viên có thể ngăn chặn việc chia sẻ quá mức mà không cản trở việc cộng tác — vì đối tượng mục tiêu được quản trị viên xác định và đề xuất, người dùng có thể tin tưởng rằng việc chia sẻ tệp với đối tượng mục tiêu là rộng rãi và an toàn. Điều này cũng có thể giúp người dùng chia sẻ tập tin nhanh hơn, vì đối tượng mục tiêu cho phép dễ dàng chia sẻ liên kết, nhưng với đối tượng cụ thể hơn, đồng thời có thể giảm nhu cầu người dùng phải thêm người dùng và nhóm cụ thể theo cách thủ công và phản hồi các yêu cầu truy cập riêng lẻ.

Ví dụ: quản trị viên có thể thiết lập đối tượng gồm tất cả các thành viên trong nhóm tài chính. Khi ai đó trong nhóm đó bật chia sẻ liên kết cho một tập tin, họ sẽ thấy tùy chọn cho phép chia sẻ liên kết với bất kỳ ai trong nhóm tài chính. Các thành viên của nhóm có thể truy cập liên kết ngay lập tức, trong khi bất kỳ ai bên ngoài nhóm sẽ phải xin phép trước khi có thể xem tập tin.

Làm thế nào để bắt đầu:

  • Quản trị viên: tìm cài đặt Đối tượng mục tiêu trong Admin console > Thư mục > Đối tượng mục tiêu. Quản trị viên có thể chỉ định đối tượng mục tiêu ở cấp nhóm hoặc đơn vị tổ chức. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về cách quản lý đối tượng mục tiêu cho tổ chức.
  • Người dùng cuối: không có cài đặt dành cho người dùng cuối đối với tính năng này. Nếu được quản trị viên bật, người dùng sẽ thấy các đối tượng mục tiêu có sẵn dưới dạng tùy chọn chia sẻ liên kết cho Drive, như hình ảnh ở trên.

Quản trị viên có thể tạo đối tượng mục tiêu trong Admin console

Thời gian triển khai:

  • Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng), bắt đầu từ ngày 25/8/2020

Phiên bản phát hành:

Nguồn: LVtech