Tính năng mới của Google Vault trong Hangouts Meet và Drive

Tháng 7 04, 2018


Google đang giới thiệu các tính năng mới trong Google Vault cho phép lưu giữ chi tiết hơn và cung cấp trải nghiệm tìm kiếm minh bạch hơn. Các tính năng này có thể giúp người dùng lưu giữ chính xác dữ liệu cần thiết và giảm thiểu nguy cơ trách nhiệm pháp lý, cũng như cải thiện quy trình eDiscovery với khả năng tìm kiếm và xuất dữ liệu tốt hơn.

Cài đặt chính sách lưu giữ cho bản ghi Hangouts Meet

Trước đây, bản ghi Hangouts Meet tuân theo các quy tắc lưu giữ trên Drive hiện hành. Với lần cải tiến này, người dùng có thể đặt quy tắc lưu giữ mặc định và tùy chỉnh cụ thể cho Hangouts Meet. Điều này sẽ cho phép đặt thời gian lưu giữ ngắn hơn trong trường hợp chứa thông tin nhạy cảm.

Đặt chính sách lưu giữ cho tập tin trong Thùng rác thuộc Drive

Quản trị viên G Suite có thể đặt quy tắc lưu giữ tùy chỉnh dành riêng cho các tập tin trên Drive đã được chuyển vào Thùng rác của người dùng. Tùy chọn này tạo sự linh hoạt hơn cho các doanh nghiệp/tổ chức muốn kiểm soát vòng đời của các tập tin do người dùng xóa khỏi các tập tin vẫn hoạt động trong Drive của tôi và Drive nhóm của người dùng.

Cải thiện tìm kiếm mở rộng

Với lần cải tiến này, Google đang thực hiện quy trình tìm kiếm toàn bộ miền và các OU lớn dễ dàng hơn và minh bạch hơn. Nếu tìm kiếm trên toàn miền, bây giờ có thể chọn “Tất cả tài khoản” để tìm kiếm toàn bộ miền.

Vì Vault xử lý yêu cầu tìm kiếm lớn, quản trị viên sẽ thấy chỉ báo hoạt động và khoảng thời gian đã trôi qua. Quản trị viên sẽ có tùy chọn hủy tìm kiếm hoặc chạy một tìm kiếm khác trong tab mới.

Khi việc tìm kiếm hoàn tất, ngoài kết quả quản trị viên sẽ thấy tổng thời gian được thực hiện cho việc tìm kiếm. Đối với tìm kiếm trong Gmail, quản trị viên cũng sẽ thấy tổng số tài khoản được tìm kiếm và số lượng tài khoản được tìm kiếm mỗi giây. Điều này sẽ cung cấp hiệu suất của Vault trong quá trình tìm kiếm mở rộng.

Xuất dữ liệu đơn giản hơn cho Hangouts Chat

Google cũng giúp các tổ chức xuất một lượng lớn dữ liệu Hangouts Chat dễ dàng hơn. Từ nay trở đi, dữ liệu xuất từ Hangouts Chat sẽ được lưu trong một số tập tin. Trước đây, quản trị viên sẽ thấy một cuộc hội thoại cho mỗi tập tin; giờ đây sẽ thấy nhiều cuộc hội thoại được bao gồm trong cùng một tập tin, cho đến khi đạt đến giới hạn kích thước tập tin.

Ví dụ: trong quá khứ, 100 cuộc hội thoại sẽ được xuất dưới dạng 100 tập tin MBOX hoặc PST. Với lần ra mắt này, 100 cuộc hội thoại đó sẽ được xuất chỉ dưới dạng một hoặc hai tập tin MBOX hoặc PST, giúp việc xử lý kết quả trở nên đơn giản hơn.

Ngoài ra, mỗi cuộc hội thoại Chat sẽ tiếp tục có siêu dữ liệu được liên kết, nhưng không có hai trường mới: (1) loại cuộc hội thoại (tin nhắn trực tiếp, nhóm trò chuyện) và (2) quyền sở hữu cuộc trò chuyện (ngay cả tên nhóm trò chuyện hoặc danh sách các tài khoản đã tham gia vào một tin nhắn trực tiếp).

Chi tiết ra mắt

Tính năng dành cho người dùng:

Khả dụng với Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ.

Phiên bản phát hành:

Chỉ khả dụng cho các phiên bản G Suite Business, EnterpriseEducation, người dùng G Suite Basic có tiện ích bổ sung Vault.

Thời gian triển khai:

Đang triển khai dần (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng).

Ảnh hưởng:

Chỉ quản trị viên.

Thao tác:

Hành động quản trị được đề xuất.

Nguồn: LVtech