Tính năng thông minh của Google Calendar đề xuất phòng cho các cuộc họp

Tháng 7 16, 2018


Đầu năm nay, Google đã công bố một tính năng mới trong Google Calendar, sử dụng Google AI, có thể tự động đề xuất phòng cho các cuộc họp dựa trên vị trí. Google hiện đang phát hành tính năng này cùng với các phương thứcmới và dễ dàng hơn để cập nhật vị trí cho người dùng.

Chỉ định các vị trí văn phòng chính

Quản trị viên có thể thêm thông tin vị trí văn phòng chính cho tất cả người dùng: các địa điểm làm việc, vị trí văn phòng, tòa nhà… Đối với người dùng không có tòa nhà văn phòng chính, vị trí công việc có thể được đặt thành "Làm việc từ xa".

Nếu biết vị trí công việc của tất cả người dùng, quản trị viên có thể cập nhật thông tin này qua GCDS hoặc Directory API.

Nếu quản trị viên không có vị trí của người dùng, khi đó có thể cho phép nhân viên đặt vị trí của riêng họ. Chỉ cần đi tới Admin console và nhấp vào Ứng dụng > G Suite > Cài đặt cho thư mục > Chỉnh sửa hồ sơ và chọn "Địa điểm công việc" (Apps > G Suite > Settings for Directory > Profile editing and select "Work location").

Khi vài đặt này được kích hoạt:

  • Google Calendar sẽ cố gắng suy ra vị trí của người dùng. Dựa trên hoạt động đặt phòng trước đó, Google Calendar có thể phỏng đoán tòa nhà và tầng của người dùng và tự động cài đặt. Google Calendar cũng có thể phát hiện các thay đổi trong thao tác đặt phòng và suy ra khi vị trí công việc đã thay đổi (chẳng hạn như văn phòng đã được di dời) và đề nghị người dùng cập nhật vị trí của họ.
  • Người dùng có thể tự cập nhật địa điểm công việc chính. Người dùng có thể cài đặt và tự cập nhật vị trí trong cài đặt Lịch.

Xin lưu ý, quản trị viên phải nhập thông tin về toà nhà và tầng cho miền để nhập địa điểm công việc của người dùng.

Tự động đề xuất phòng họp

Các gợi ý tự động có thể giúp đặt trước các phòng cho tất cả các khách mời ở bất kỳ địa điểm nào, tạo sự yên tâm khi lên kế hoạch cho các cuộc họp. Một khi địa điểm người dùng đã được thêm, những người dùng này sẽ thấy các đề xuất về phòng họp.

Với lần ra mắt này, tính năng đã được cải tiến, bao gồm đặt phòng và tài nguyên mới, sẽ gợi ý thông minh phòng họp tốt nhất khả dụng cho từng người tham dự. Đề xuất này dựa trên vị trí tầng và tòa nhà của cá nhân tham dự, lịch sử đặt phòng trước đây, nhu cầu thiết bị âm thanh/video và yêu cầu về kích thước phòng.

Trong tab này, người dùng sẽ thấy tiêu chí được xem xét khi đề xuất phòng. Họ có thể điều chỉnh tiêu chuẩn này cho phù hợp với nhu cầu.

Để mở khóa tính năng này, quản trị viên cần thêm thông tin chi tiết về phòng họp vào Lịch và người dùng phải có vị trí công việc đã được cài đặt.

Chi tiết ra mắt

Tính năng dành cho người dùng:

Khả dụng với Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ.

Phiên bản phát hành:

Khả dụng đối với tất cả các phiên bản G Suite.

Thời gian triển khai:

Đã triển khai hoàn toàn (1-3 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng).

Ảnh hưởng:

Quản trị viên và người dùng cuối.

Thao tác:

Hành động quản trị được đề xuất.

Nguồn: LVtech