Tính năng mới:
Google đang giới thiệu một quy trình làm việc tự động để giúp giảm bớt nỗ lực thủ công cần thiết để chuyển tài khoản không được quản lý thành tài khoản được quản lý. Tài khoản không được quản lý là những người dùng đã tạo tài khoản Google một cách độc lập bằng cách sử dụng một trong các miền của tổ chức.
Quản trị viên có thể truy cập tính năng này trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên trong Cài đặt tài khoản > Quản lý tài khoản xung đột. Tại đây, quản trị viên có thể chỉ định tùy chọn về cách giải quyết các tài khoản không được quản lý khi cấp phép người dùng cho miền. Tùy chọn này sẽ chỉ áp dụng khi người dùng được cấp phép sử dụng API thư mục công cộng với tham số URL resolveConflictAccount được đặt thành true.
Tự động mời người dùng chuyển tài khoản không được quản lý
Quản trị viên có thể chỉ định số lượng thư theo dõi hàng ngày sẽ được gửi.
Nếu người dùng từ chối hoặc không chấp nhận lời mời chuyển, quản trị viên có thể chỉ định các bước tiếp theo cần thực hiện.
Hơn nữa, quản trị viên sẽ có tùy chọn tiếp nhận địa chỉ email của người dùng từ chối hoặc bỏ qua lời mời.
Thay thế tài khoản không được quản lý bằng tài khoản được quản lý
Lưu ý rằng dữ liệu thuộc sở hữu của tài khoản sẽ không được nhập.
Người dùng sẽ nhận được một địa chỉ tài khoản tạm thời, sẽ cần phải thay thế địa chỉ này theo cách thủ công bằng địa chỉ @gmail.com mà người dùng tự chọn.
Người dùng sẽ nhận được thông báo qua email về việc này và được thông báo rằng không thể sử dụng email ban đầu nữa.
Không tạo tài khoản mới nếu tồn tại tài khoản không được quản lý.
Ảnh hưởng:
Quản trị viên và người dùng cuối.
Tại sao sử dụng:
Tài khoản xung đột đề cập đến các tài khoản Google cá nhân được đăng ký bằng địa chỉ email công ty. Các quản trị viên không thể quản lý các tài khoản này, nằm ngoài phạm vi bảo vệ mà quản trị viên có thể áp dụng để giữ an toàn cho dữ liệu công việc. Hơn nữa, việc điều hòa các tài khoản xung đột sẽ tạo ra sự xáo trộn cho quản trị viên và tăng thêm khối lượng công việc cho người dùng mới tham gia vào Google Workspace và Google Cloud.
Mặc dù quản trị viên có thể giảm thiểu các tài khoản này bằng cách sử dụng công cụ chuyển hoặc chức năng API “UserInvitation”, nhưng công cụ Quản lý tài khoản xung đột là một giải pháp mở rộng cho các khách hàng lớn hơn, giúp giảm thời gian di chuyển sang tài khoản doanh nghiệp và đẩy nhanh quá trình áp dụng Google Workspace và Google Cloud.
Làm thế nào để bắt đầu:
Quản trị viên:
Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về cách sử dụng công cụ Quản lý tài khoản xung đột và tài khoản không được quản lý.
Người dùng cuối: tùy thuộc vào cấu hình quản trị viên:
Người dùng sẽ được mời chuyển tài khoản — nếu được chấp nhận, quản trị viên sẽ có khả năng quản lý tài khoản của người dùng.
Nếu người dùng không chấp nhận yêu cầu, quản trị viên có thể thay thế tài khoản không được quản lý bằng tài khoản được quản lý. Trong trường hợp đó, người dùng sẽ nhận được một địa chỉ @gmail.com mới và giữ lại nội dung trong tài khoản Google cá nhân, không được quản lý này.
Thời gian triển khai:
Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ: đã triển khai (1–3 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 18/8/2023.
Phiên bản phát hành:
Dành cho tất cả khách hàng Google Workspace
Nguồn: LVtech