Quản lý Space trên quy mô lớn bằng chức năng Chat API mới

Tháng 5 24, 2024


Tính năng mới:

Google ra mắt các tính năng bổ sung của Chat API thông qua Developer Preview Program, cho phép quản lý Space trên quy mô lớn thay cho quản trị viên. Những tính năng mới này, quản trị viên có thể đọc thêm ở bên dưới, hiện có sẵn cho tất cả người dùng hiện đã đăng ký  Developer Preview Program Xem tại đây để biết thêm thông tin về cách đăng ký.

 

Ảnh hưởng:

Quản trị viên và lập trình viên.

 

Tại sao sử dụng:

Vào năm 2023, Google đã ra mắt công cụ Quản lý Space, cho phép quản trị viên xem tất cả các Space trong tổ chức, hiểu hoạt động trong các Space đó và thực hiện các hành động thiết yếu như xóa hoặc chỉ định người quản lý. Mặc dù nhận thấy công cụ này hữu ích nhưng quản trị viên bày tỏ mong muốn có các công cụ mạnh mẽ hơn để thực hiện các tác vụ này nhanh hơn và trên quy mô lớn, chẳng hạn như với sự trợ giúp của API. Quản trị viên hiện có thể sử dụng Chat API để tìm thông tin và quản lý hàng loạt Space — cụ thể quản trị viên có thể:

  • Kiểm tra Space: Quản trị viên có thể lấy danh sách tất cả các Space trong tổ chức, bao gồm thông tin chi tiết về cài đặt  và siêu dữ liệu như số lượng thành viên, trạng thái cài đặt lịch sử, khả năng mời khách bên ngoài, v.v. Danh sách sẽ được xuất sang tệp CSV để phân tích và kiểm tra thêm.

  • Xóa hàng loạt Space hông hoạt động: Việc tạo Space cho các dự án chỉ phù hợp trong một khoảng thời gian cụ thể là điều thường thấy. Khi các dự án này sắp hoàn thành, những không gian này sẽ không còn hoạt động hoặc bị hủy bỏ hoàn toàn mà không bị xóa. Điều này có thể dẫn đến sự lộn xộn rất lớn, khiến người dùng cuối phải điều hướng và tìm kiếm các Space có liên quan cũng như đối với quản trị viên, gây khó khăn cho việc kiểm tra và thực hiện hành động khi quản lý. Giờ đây, quản trị viên có thể dễ dàng phát hiện và xóa tất cả Space không hoạt động hoặc không sử dụng hoặc tạo tác vụ dọn dẹp tự động với sự trợ giúp của Chat API.

Tuy nhiên, có một số trường hợp không nên xóa những Space ít hoạt động hơn, chẳng hạn như những Space dành riêng cho các sự kiện hàng quý hoặc hàng năm. Trong những trường hợp này, quản trị viên có thể sử dụng chức năng API mới để xác định người quản lý để họ có thể liên hệ và xác nhận xem có nên xóa hay không.

  • Thêm hoặc xóa người dùng: Khi người dùng mới tham gia một tổ chức, điều quan trọng là họ phải được kết nối với tất cả các Space có liên quan, bao gồm Space của tổ chức hoặc Space dựa trên các phòng ban hoặc vai trò công việc cụ thể. Quản trị viên có thể sử dụng chức năng này để tự động thêm người dùng vào các Space có liên quan dựa trên các thuộc tính cụ thể như bộ phận, vai trò, vị trí của họ, v.v.

Ngược lại, điều quan trọng là phải đảm bảo người dùng bị xóa khỏi Space khi họ rời khỏi tổ chức hoặc thay đổi vai trò. Quản trị viên có thể nhanh chóng xác định tất cả các Space mà người dùng cũ là thành viên và xóa họ khỏi những Space không còn phù hợp

  • Kiểm tra thành viên bên ngoài: Để giám sát và kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu của tổ chức, quản trị viên có thể tiến hành kiểm tra tư cách thành viên đối với một người dùng hoặc nhóm người dùng cụ thể. Quản trị viên có thể sử dụng Google Chat API để tạo danh sách tất cả thành viên — thông tin này, kết hợp với truy vấn tới People API, có thể hỗ trợ xác định các thành viên bên ngoài. Do đó, quản trị viên có thể chọn xóa người dùng cụ thể khỏi cuộc trò chuyện của tổ chức. Điều này có thể được thực hiện trên cơ sở từng Space bằng cách sử dụng API trực tiếp hoặc với sự trợ giúp của các tập lệnh, được điều chỉnh theo quy trình duy nhất trong tổ chức.

Dự định giới thiệu thêm chức năng quản lý Space trong tương lai — hãy theo dõi Workspace Updates blog để biết thêm thông tin.

Làm thế nào để bắt đầu:

Thời gian triển khai:

Phiên bản phát hành:

Nguồn: LVtech

← Previous Post
Next Post →
 
Chat với chúng tôi