Tính năng mới:
Giờ đây, người dùng có thể nhanh chóng bắt đầu và chia sẻ tài liệu ghi chú cuộc họp cho các sự kiện Calendar.
Ghi chú cuộc họp trong chế độ xem chi tiết
Tạo tài liệu ghi chú từ Calendar sẽ tự động điền thông tin sự kiện vào tài liệu và đính kèm tài liệu vào sự kiện.
Người dùng cũng có thể thêm mẫu ghi chú cuộc họp tương tự vào bất kỳ tài liệu bằng cách nhập “@” vào tài liệu và sử dụng trình đơnthả xuống.
Các tính năng này hiện chỉ khả dụng trong Calendar và Docs trên web
Ảnh hưởng:
Người dùng cuối.
Tại sao sử dụng:
Ghi chú cuộc họp là một trong những trường hợp sử dụng phổ biến nhất trong Docs và là phương thức sử dụng thời gian hiệu quả. Tuy nhiên, việc tạo, chia sẻ và tìm kiếm ghi chú sau đó bao gồm một số bước lặp đi lặp lại cơ bản khiến người dùng phải chuyển đổi qua lại giữa Docs và Calendar. Tính năng ghi chú cuộc họp là một phím tắt để tạo các tài liệu như vậy với một số cú nhấp chuột nhanh.
Tính năng này hợp lý hóa việc tạo, chia sẻ và đính kèm ghi chú cuộc họp vào các sự kiện Calendar.
Thông tin chi tiết:
Trong Calendar, tính năng này chỉ khả dụng đối với những người tổ chức cuộc họp hoặc khách có quyền sửa đổi sự kiện.
Người dùng có thể sử dụng tính năng này theo một số cách:
Trong khi tạo hoặc chỉnh sửa sự kiện, người dùng sẽ thấy nút “Tạo ghi chú cuộc họp” bên cạnh phần tập tin đính kèm. Người dùng có thể nhấp vào nút này để tạo một tài liệu mới, tài liệu này sẽ đính kèm vào sự kiện khi lưu các thay đổi.
Nhấp vào nút “Ghi chú cuộc họp” trong một sự kiện đã lên lịch sẽ tạo tài liệu này và mở tài liệu trong một tab mới để người dùng có thể bắt đầu ghi chú ngay lập tức. Tài liệu này cũng sẽ được đính kèm với sự kiện lịch để tham khảo trong tương lai.
Sau khi thực hiện các ghi chú cuộc họp, Google sẽ tự động liên kết lại sự kiện Calendar từ Docs, giúp người dùng dễ dàng điều hướng giữa các địa điểm.
Người dùng vẫn có thể đính kèm tài liệu bổ sung vào sự kiện Lịch.
Chia sẻ ghi chú cuộc họp
Nếu người dùng nhấp vào “Tạo ghi chú cuộc họp” khi tạo sự kiện mới hoặc khi chỉnh sửa sự kiện hiện hữu, tài liệu ghi chú sẽ được chia sẻ với những người tham dự, bao gồm cả những người bên ngoài tổ chức, ngay sau khi nhấp “Lưu”.
Nếu người dùng nhấp vào “Ghi chú cuộc họp” trên sự kiện đã lên lịch, những người tham dự sẽ không tự động có quyền truy cập và Google sẽ hiển thị lời nhắc chia sẻ trong Docs.
Khi ghi lại các ghi chú cuộc họp đối với các sự kiện đã lên lịch từ Google Docs:
Nếu là người tổ chức cuộc họp: một cửa sổ bật lên nhắc chia sẻ và đính kèm tài liệu vào sự kiện. Để cấp quyền truy cập, hãy nhấp vào Chia sẻ và đính kèm.
Nếu không phải là người tổ chức cuộc họp: một cửa sổ bật lên nhắc chia sẻ tài liệu. Để cấp quyền truy cập, hãy nhấp vào Chia sẻ. Tài liệu không đính kèm với sự kiện.
Làm thế nào để bắt đầu:
Quản trị viên: không có quyền kiểm soát quản trị viên đối với tính năng này.
Người dùng cuối: không có cài đặt người dùng cuối đối với tính năng này. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về ghi chú cuộc họp trong Calendar.
Thời gian triển khai:
Bản phát hành nhanh: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 5/10/2021.
Bản phát hành theo định kỳ: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 19/10/2021.
Phiên bản phát hành:
Khả dụng đối với tất cả khách hàng của Google Workspace, cũng như khách hàng G Suite Basic và Business.
Nguồn: LVtech