Tính năng mới:
Đối với các phiên bản Google Workspace được chọn, quản trị viên hiện có thể đặt bộ nhớ dùng chung vào các đơn vị tổ chức (OU). Điều này cho phép quản trị viên định cấu hình các chính sách chia sẻ, vùng dữ liệu, quản lý quyền truy cập và hơn thế nữa là ở cấp độ chi tiết.
Tính năng này hiện khả dụng dưới dạng bản beta mở, có nghĩa là quản trị viên có thể sử dụng tính năng này mà không cần chọn tham gia một chương trình cụ thể nào.
Ảnh hưởng:
Quản trị viên và người dùng cuối.
Tại sao sử dụng:
Hiện tại, tất cả các bộ nhớ dùng chung đều nằm trong đơn vị tổ chức "gốc". Do đó, tất cả các bộ nhớ dùng chung đều phải tuân theo các chính sách giống nhau. Bản cập nhật này cung cấp cho quản trị viên tùy chọn di chuyển bộ nhớ dùng chung đến các đơn vị tổ chức con trong tổ chức, chẳng hạn như bộ phận Tiếp thị hoặc bộ phận Pháp lý, cho phép kiểm soát nhiều hơn quyền riêng tư và bảo mật của nội dung bộ nhớ dùng chung trong từng trường hợp. Ví dụ: quản trị viên có thể hạn chế chia sẻ bộ nhớ dùng chung thuộc bộ phận pháp lý vì bộ nhớ này chứa thông tin bảo mật cao. Ngoài ra, điều này cũng giúp quản trị viên linh hoạt hơn trong việc áp dụng các đơn vị tổ chức con mặc định cho các bộ nhớ dùng chung mới được tạo, đảm bảo mỗi bộ nhớ dùng chung mới tuân theo các chính sách bảo mật thích hợp.
Với bản cập nhật này, quản trị viên sẽ có nhiều quyền kiểm soát hơn và nhiều tùy chọn hơn để kiểm soát cách dữ liệu được truy cập và chia sẻ theo từng trường hợp.
Làm thế nào để bắt đầu:
Quản trị viên: có thể chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức khác nhau bằng cách sử dụng cột “Đơn vị tổ chức” mới hiển thị trong Ứng dụng > Google Workspace > Drive và Docs > Quản lý bộ nhớ dùng chung. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về bộ nhớ dùng chung và quản lý hoạt động cũng như người dùng bộ nhớ dùng chung.
Ngoài ra, quản trị viên cũng có thể quản lý các dữ liệu về đơn vị tổ chức bộ nhớ dùng chung thông qua điểm cuối API orgUnits.memberships.
Người dùng cuối: không có cài đặt người dùng cuối đối với tính năng này - khả năng truy cập hoặc chia sẻ các tệp nhất định có trong bộ nhớ dùng chung sẽ khác nhau. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về cách chia sẻ tệp trong Google Drive.
Phiên bản phát hành:
Khả dụng đối với Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, Teaching and Learning Upgrade và Nonprofits.
Không khả dụng đối với Google Workspace Business Starter, Enterprise Essentials, Frontline, cũng như G Suite Basic và Business.
Không khả dụng đối với người dùng có tài khoản Google cá nhân.
Nguồn: LVtech