Hãy đọc tiếp để biết thông tin về hạn mức mặc định mới cho bộ nhớ dùng chung và chính sách mới về chức năng tạo bộ nhớ dùng chung trong Google Workspace for Education, bắt đầu triển khai trong nhiều tuần kể từ ngày 23 tháng 1 năm 2023.
Xin chào Quản trị viên Edu!
Từ ngày 23 tháng 1 năm 2023, Google sẽ bắt đầu cập nhật các chế độ cài đặt mặc định về hạn mức bộ nhớ dùng chung và chức năng tạo bộ nhớ dùng chung cho tất cả khách hàng của Google Workspace for Education. Khi chính sách bộ nhớ gộp tiếp tục được triển khai, các chế độ mặc định này sẽ tạo điều kiện dễ dàng hơn cho việc quản lý cách người dùng trong tổ chức sử dụng bộ nhớ và giảm nguy cơ bộ nhớ tăng lên ngoài dự kiến thông qua bộ nhớ dùng chung.
Chế độ mặc định hiện tại về bộ nhớ dùng chung cho phép mọi người trong tổ chức tạo bộ nhớ dùng chung không giới hạn, cũng không có hạn mức về lượng nội dung có thể lưu trữ trong các bộ nhớ đó. Từ tháng 1 năm 2023, Google sẽ bắt đầu triển khai những thay đổi sau:
Nếu quản trị viên chưa đặt hạn mức ở đơn vị tổ chức (OU) cấp cao nhất, thì OU cấp cao nhất sẽ được đặt hạn mức là 100 GB cho mỗi bộ nhớ dùng chung.
Chức năng tạo bộ nhớ dùng chung sẽ bị tắt ở OU cấp cao nhất nếu trước đây quản trị viên chưa cập nhật chế độ cài đặt này ở OU cấp cao nhất.
Ảnh hưởng đối với tổ chức
Hạn mức bộ nhớ dùng chung:
Nếu quản trị viên trong miền đã áp dụng hạn mức bộ nhớ dùng chung ở đơn vị tổ chức (OU) cấp cao nhất: Quản trị viên sẽ thấy hạn mức bộ nhớ dùng chung không thay đổi.
Nếu quản trị viên chưa áp dụng hạn mức bộ nhớ dùng chung ở OU cấp cao nhất: Tất cả bộ nhớ dùng chung sẽ được áp dụng hạn mức là 100 GB. Sau khi áp dụng hạn mức, những bộ nhớ dùng chung vượt quá 100 GB ở OU cấp cao nhất sẽ chuyển sang trạng thái "chỉ có thể đọc" và người dùng sẽ không thể tải thêm mục mới lên các bộ nhớ dùng chung đó.
Tạo bộ nhớ dùng chung:
Nếu quản trị viên đã điều chỉnh chức năng tạo bộ nhớ dùng chung ở OU cấp cao nhất: Quản trị viên sẽ thấy chức năng người dùng tạo bộ nhớ dùng chung không có gì thay đổi.
Nếu quản trị viên chưa điều chỉnh chức năng tạo bộ nhớ dùng chung ở OU cấp cao nhất, thì chính sách tạo bộ nhớ dùng chung mặc định sẽ bị tắt đối với tất cả người dùng. Những người trước đó có thể tạo bộ nhớ dùng chung sẽ không thể tiếp tục dùng chức năng này nữa. Những OU con thay thế chế độ cài đặt mặc định và theo đó không kế thừa chính sách tạo bộ nhớ dùng chung của đơn vị tổ chức cấp cao nhất sẽ tiếp tục hoạt động theo chính sách đã thiết lập cho các OU con đó. Xin lưu ý rằng chính sách tạo bộ nhớ dùng chung cũng có thể được mở rộng để áp dụng cho các nhóm.
Việc cần làm
Quản trị viên không cần làm gì cả. Tuy nhiên, nên xem mục "Đặt hạn mức bộ nhớ" trong Trung tâm trợ giúp dành cho quản trị viên để tìm hiểu thêm về việc thiết lập hạn mức bộ nhớ cho bộ nhớ dùng chung. Quản trị viên cũng có thể kiểm tra tình hình sử dụng bộ nhớ dùng chung đang hoạt động thông qua bảng điều khiển dành cho quản trị viên bằng cách chuyển đến mục Bộ nhớ > Xem tất cả bộ nhớ dùng chung. Quản trị viên cũng có thể thay đổi các chế độ cài đặt này bất cứ lúc nào, trước hoặc sau khi các chế độ mặc định mới được triển khai.
Hạn mức bộ nhớ dùng chung:
Nếu quản trị viên không muốn áp dụng hạn mức mặc định cho bộ nhớ dùng chung là 100 GB cho toàn bộ miền, hãy áp dụng hạn mức khác cho bộ nhớ dùng chung ở đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Hoặc quản trị viên cũng có thể phân bộ nhớ dùng chung vào các OU rồi áp dụng hạn mức bộ nhớ riêng cho từng OU đó để thay thế hạn mức mặc định.
Tạo bộ nhớ dùng chung:
Nếu quản trị viên không muốn áp dụng chế độ mặc định của chức năng tạo bộ nhớ dùng chung cho toàn bộ miền, thì hãy chuyển đến mục Ứng dụng > Google Workspace > Drive và Tài liệu > Cài đặt cách chia sẻ, rồi nhấp vào mục "Tạo bộ nhớ dùng chung" để điều chỉnh chế độ tạo bộ nhớ dùng chung cho đơn vị tổ chức cấp cao nhất như sau:
Chọn chế độ "Ngăn không cho người dùng trong [Tên tổ chức] tạo bộ nhớ dùng chung mới" rồi lưu lại.
Sau đó bỏ chọn chế độ "Ngăn không cho người dùng trong [Tên tổ chức] tạo bộ nhớ dùng chung mới" rồi lưu lại. Thao tác này sẽ thay thế chế độ mặc định hiện tại đang áp dụng bằng chế độ mặc định mới khi chế độ mới được triển khai.
Hoặc quản trị viên cũng có thể chỉ thay thế chế độ mặc định cho những OU và nhóm cụ thể cần sử dụng chức năng tạo bộ nhớ dùng chung. Một lưu ý về phương pháp quản lý hiệu quả bộ nhớ cho tổ chức là quản trị viênviên chỉ nên bật chức năng tạo bộ nhớ dùng chung cho một nhóm nhỏ người dùng, chẳng hạn như chỉ bật cho giảng viên chứ không bật cho học viên.
Google tôi sẵn sàng trợ giúp
Trung tâm trợ giúp: tìm hiểu cách dùng các công cụ quản lý bộ nhớ và xem câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp liên quan đến bộ nhớ.
Hướng dẫn về bộ nhớ của Google Workspace for Education: tài liệu hướng dẫn toàn diện về các phương pháp hay nhất để quản lý bộ nhớ.
Hội thảo trên web đào tạo về bộ nhớ: xem buổi đào tạo có thực hành minh hoạ về các công cụ quản lý bộ nhớ trên Drive mà Google tổ chức gần đây.
– Nhóm Google Workspace for Education