Tính năng mới:
Đầu năm nay, Google đã công bố thiết kế cập nhật cho trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, nhằm mục đích giúp điều hướng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên nhanh hơn, dễ dàng tìm thấy các mục cần quản lý và tìm hiểu đơn giản hơn cách Google Workspace được triển khai trong tổ chức.
Hôm nay, Google sẽ giới thiệu một số cải tiến mới giúp quản trị viên dễ dàng thực hiện các hành động phổ biến hơn khi quản lý người dùng và miền trong tổ chức, bao gồm các cải tiến đối với quy trình công việc xung quanh:
Việc thêm người dùng và ảnh hồ sơ người dùng
Việc cập nhật, đổi tên và xóa người dùng
Việc quản lý miền và thay đổi miền chính
Ảnh hưởng:
Quản trị viên.
Tại sao quan trọng:
Hy vọng những cải tiến này cung cấp ngữ cảnh và hướng dẫn hành động, giúp quản trị viên quản lý người dùng và miền trong tổ chức dễ dàng hơn.
Thông tin chi tiết:
Cập nhật quản lý người dùng:
Thêm người dùng
Từ trang đích của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, khi chọn “Thêm người dùng”, quản trị viên sẽ thấy hộp thoại toàn màn hình mới, được sắp xếp hợp lý, trước tiên sẽ hiển thị các trường quan trọng nhất, bao gồm địa chỉ email chính và phụ của người dùng và thông tin miền.
Gán mật khẩu
Ngoài ra, quản trị viên có thể chọn tạo hay tự động tạo mật khẩu cho người dùng và chỉ định liệu người dùng có nên thay đổi mật khẩu khi đăng nhập lần đầu vào tài khoản Google Workspace hay không. Lưu ý: mặc định là tự động tạo mật khẩu để tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật tài khoản tiêu chuẩn.
Ảnh hồ sơ
Từ cùng một biểu mẫu, quản trị viên có thể chỉ định người dùng một đơn vị tổ chức và tải lên ảnh hồ sơ cho người dùng.
Google đã giúp quản trị viên dễ dàng khám phá khi cho phép người dùng cập nhật ảnh hồ sơ. Giờ đây, quản trị viên có thể tìm thấy cài đặt này trong trình đơn thả xuống “Thêm” trong phần quản lý người dùng thuộc bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Xóa người dùng
Bản cập nhật cung cấp thêm thông tin về những gì sẽ xảy ra khi xóa người dùng, các lựa chọn thay thế để xóa người dùng và các tùy chọn chuyển dữ liệu.
Khi xóa người dùng, quản trị viên sẽ thấy thông tin như thời điểm bắt đầu chuyển dữ liệu của người dùng, trạng thái bị tạm ngưng của người dùng và thời gian quản trị viên phải khôi phục tài khoản nếu cần.
Cập nhật người dùng
Google đã bổ sung thêm thông tin về những gì xảy ra với địa chỉ email cũ và ảnh hưởng đến tính khả dụng trong Google Chat để được hướng dẫn cải thiện.
Google cũng đã cập nhật hành động để thay đổi tên hoặc địa chỉ email của người dùng hiện tại từ “Đổi tên người dùng” thành “Cập nhật người dùng” để giảm nhầm lẫn.
Cập nhật quản lý miền
Google đã thực hiện một số cải tiến đối với trang Miền > Quản lý miền:
Đầu tiên, thêm cột “Hành động” nơi quản trị viên có thể thấy và nhanh chóng thực hiện các hành động như “Xóa”, “Thêm người dùng”, “Thiết lập chuyển hướng”, v.v.
Cột “Trạng thái” sẽ phản ánh tốt hơn trạng thái của một miền cụ thể, chẳng hạn như “Đã được xác minh”, “Gmail đã được kích hoạt” hoặc “Xác minh miền”. Ngoài ra, quản trị viên có thể xác minh miền hoặc kích hoạt Gmail trực tiếp từ cột và xem thông tin bổ sung như cách Gmail được thiết lập cho miền cụ thể đó.
Trong cột "Loại", quản trị viên sẽ thấy thêm các chi tiết mô tả liên quan đến loại miền, chẳng hạn như miền chính hoặc miền thử nghiệm. Quản trị viên cũng có thể tìm thêm thông tin và các bài viết liên quan trong Trung tâm trợ giúp cho từng loại miền.
Google cũng đã cập nhật trải nghiệm để hướng dẫn quản trị viên tốt hơn thông qua các tùy chọn thêm miền bổ sung vào tài khoản Workspace. Thay đổi “bí danh miền - domain alias” thành “miền bí danh người dùng - user alias domain” để giải thích rõ hơn khi nào nên chọn tùy chọn này. Tương tự, Google cũng đã cập nhật các thuật ngữ “miền - domain” thành “miền phụ - secondary domain” để cung cấp ngữ cảnh và sự phân biệt rõ ràng hơn khi quản lý miền chính và miền phụ.
Trong quá trình thực hiện, quản trị viên sẽ nhận thấy nhiều thông tin và chú thích hơn trong quá trình thực hiện để giúp đảm bảo không vô tình sao chép các miền hoặc chọn một loại miền không thể được sử dụng làm miền chính.
Ví dụ: khi nhập tên miền, quản trị viên sẽ thấy tiền tố “www” được điền sẵn, tiền tố này sẽ chỉ rõ hơn cho quản trị viên mục đích của trường.
Quản trị viên sẽ thấy một cảnh báo nếu vô tình thêm một bản sửa trước “www” khác vào tên miền:
Thay đổi miền chính
Khi thay đổi miền chính, quản trị viên sẽ thấy hướng dẫn về thời điểm miền chính nên thay đổi, thông tin quan trọng liên quan đến việc thay đổi miền và các hướng dẫn hành động thay thế để xem xét.
Lưu ý quan trọng: Google đã chuyển vị trí của tùy chọn "Thay đổi miền chính" lên đầu bảng. Thay đổi này giúp tùy chọn này dễ dàng tìm thấy hơn, trong khi trước đây phải di chuột qua tên miền để xem tùy chọn này.
Nếu chọn một miền không thể chuyển đổi thành miền chính, quản trị viên sẽ thấy thêm thông tin về lý do tại sao và các bước có thể thực hiện để khắc phục sự cố.
Khi đã thay đổi thành công miền chính, quản trị viên sẽ thấy màn hình thành công với thông tin bổ sung về thời gian thay đổi sẽ có hiệu lực và bất kỳ bước bổ sung nào tiếp theo.
Làm thế nào để bắt đầu:
Quản trị viên: truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về các tùy chọn thêm người dùng và thay đổi miền chính.
Người dùng cuối: không có hành động nào của người dùng cuối đối với tính năng này.
Thời gian triển khai:
Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ: đang mở rộng triển khai (có thể lâu hơn 15 ngày đối với hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 23/6/2021, dự kiến quá trình phát hành sẽ hoàn tất vào cuối tháng 7/2021.
Phiên bản phát hành:
Khả dụng cho tất cả khách hàng của Google Workspace, cũng như khách hàng G Suite Basic và Business.
Nguồn: LVtech