Xin chào Quản trị viên Edu!
Vào nửa cuối năm 2024, Google sẽ ra mắt một chế độ cài đặt cách chia sẻ mới cho các chủ sở hữu biểu mẫu, giúp kiểm soát chặt chẽ hơn những người có thể truy cập và trả lời biểu mẫu trên Google Forms. Ví dụ: chủ sở hữu biểu mẫu sẽ có thể thêm người dùng, nhóm người dùng và/hoặc nhóm đối tượng mục tiêu cụ thể làm người trả lời biểu mẫu. Trong lần triển khai này, chủ sở hữu biểu mẫu sẽ không thể tiếp tục nhận câu trả lời biểu mẫu của người dùng trong các miền đáng tin cậy thông qua chế độ cài đặt này của biểu mẫu.
Quản trị viên nhận được thư này vì tổ chức được bật các miền đáng tin cậy. Do đó, quản trị viên và người dùng của mình có thể cần làm một số việc để đảm bảo người dùng trong các miền đáng tin cậy có thể tiếp tục trả lời những biểu mẫu bị ảnh hưởng.
Ảnh hưởng của việc này đối với tổ chức
Hiện nay, thông qua chế độ cài đặt biểu mẫu này, chủ sở hữu biểu mẫu thuộc tổ chức có thể dùng các miền đáng tin cậy để thu thập câu trả lời bên ngoài mà không cần đặt biểu mẫu ở chế độ công khai. Từ ngày 1/7/2024, người dùng trong các miền đáng tin cậy đó sẽ không thể trả lời những biểu mẫu đã bật chế độ cài đặt nói trên. Nếu không hành động, thì chỉ những người dùng trong miền của người dùng đã tạo biểu mẫu có thể trả lời những biểu mẫu bị ảnh hưởng do thay đổi này. Google sẽ cung cấp thêm thông tin trước khi thay đổi này có hiệu lực.
Việc cần làm
Để đảm bảo người dùng trong những miền đáng tin cậy đã thiết lập có thể tiếp tục trả lời biểu mẫu của tổ chức, quản trị viên nên xem xét các lựa chọn sau đây để chuẩn bị cho thay đổi này:
Quản trị viên hoặc chủ sở hữu biểu mẫu có thể tạo nhóm trên Google Groups để thêm những người dùng cần quyền truy cập vào những biểu mẫu có liên quan. Sau khi áp dụng thay đổi nêu trên, chủ sở hữu biểu mẫu nên chia sẻ biểu mẫu với các nhóm này hoặc chia sẻ trực tiếp với những người dùng cần trả lời biểu mẫu.
Nếu giấy phép Google Workspace cho phép, quản trị viên có thể thiết lập các nhóm đối tượng mục tiêu cho (những) miền có người dùng thuộc các miền đáng tin cậy đã thiết lập. Để đảm bảo người dùng trong các miền đáng tin cậy có thể tiếp tục trả lời biểu mẫu của tổ chức, quản trị viên có thể đặt các nhóm đối tượng mục tiêu này làm đối tượng mặc định cho Google Drive và Docs. Nếu không thì sau khi thay đổi này được triển khai, chủ sở hữu biểu mẫu sẽ phải chia sẻ biểu mẫu với những nhóm đối tượng mục tiêu này.
Trong quá trình thực hiện thay đổi để tăng cường quyền kiểm soát đối với việc ai có thể truy cập và trả lời biểu mẫu trên Google Forms, có thể có một khoảng thời gian mà người dùng trong các miền đáng tin cậy không thể trả lời những biểu mẫu hiện có, đồng thời chủ sở hữu biểu mẫu không thể thêm nhóm trên Google Groups hoặc nhóm đối tượng mục tiêu làm người trả lời.
Để đảm bảo rằng người dùng trong các miền đáng tin cậy có thể trả lời những biểu mẫu của tổ chức, chủ sở hữu biểu mẫu, khi có thể, nên đặt biểu mẫu ở chế độ công khai trước khi thay đổi nêu trên được triển khai. Đây là cách tốt nhất để đảm bảo người dùng trong các miền đáng tin cậy không mất quyền trả lời các biểu mẫu có liên quan.
Nếu không hành động trước, thì người dùng trong các miền đáng tin cậy mà bạn đã thiết lập sẽ mất quyền trả lời các biểu mẫu được bật chế độ cài đặt này. Do vậy, quản trị viên nên tìm hiểu các giải pháp thay thế này trước ngày 1/7/2024.
Quản trị viên sẽ nhận được thông báo nhắc nhở kèm thông tin chi tiết bổ sung về những việc mà bạn nên làm trong vài tháng trước khi thay đổi này về cách chia sẻ ảnh hưởng đến (các) miền.
Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo bài viết trên Trung tâm trợ giúp của chúng tôi về miền đáng tin cậy.
Chúng tôi sẵn sàng trợ giúp
Nếu có câu hỏi hoặc cần được hỗ trợ, vui lòng liên hệ nhóm hỗ trợ của Google Workspace. Khi gửi yêu cầu hỗ trợ, hãy nêu mã sự cố 259579216.
Cảm ơn bạn đã tin dùng Google Workspace for Education.
— Nhóm Google Workspace for Education