Xin chào Quản trị viên EDU,
Như đã đề cập trong tin cập nhật, từ ngày 30/9/2023, Google sẽ nâng cấp những Space được sắp xếp theo chủ đề trò chuyện trong Google Chat thành định dạng có thể tạo chuỗi tin nhắn tại chỗ.
Ảnh hưởng đối với tổ chức
Từ ngày 30/9/2023, Google sẽ nâng cấp định dạng của tất cả những Space được sắp xếp theo chủ đề trò chuyện thành định dạng có thể tạo chuỗi tin nhắn tại chỗ, và sẽ tiến hành theo từng đợt trong vài tuần. Quá trình nâng cấp thường sẽ mất tối đa 12 giờ và trong khoảng thời gian này, người dùng sẽ không sử dụng được không gian đó. Đối với hầu hết người dùng, Google sẽ nâng cấp ngoài khung giờ cao điểm vào cuối tuần (theo giờ địa phương) để giảm thiểu tình trạng gián đoạn.
Đối với Space được sắp xếp theo chủ đề trò chuyện, tin nhắn và tin nhắn trả lời được nhóm lại trong cửa sổ trò chuyện chính. Còn đối với Space có thể tạo chuỗi tin nhắn tại chỗ, người dùng có thể trả lời trực tiếp bất kỳ tin nhắn nào, qua đó tạo thành một chuỗi tin nhắn tại chỗ riêng biệt. Cụ thể, đó sẽ là một cuộc trò chuyện phụ xuất hiện trong một ngăn riêng trên giao diện mà người dùng nhìn thấy. Người dùng có thể xem hình ảnh ví dụ cho cuộc trò chuyện như vậy trong bài đăng này.
Vui lòng xem hướng dẫn bên dưới để biết người dùng sẽ thấy những gì trong quá trình nâng cấp này.
Trải nghiệm người dùng trước quá trình nâng cấp:
Vài tuần trước khi quá trình nâng cấp bắt đầu, trong những Space được sắp xếp theo chủ đề trò chuyện, người dùng sẽ thấy một biểu ngữ thông báo về việc nâng cấp sắp tới. Biểu ngữ này cũng sẽ có đường liên kết đến một bài viết trên Trung tâm trợ giúp của Google để cung cấp thêm thông tin về việc nâng cấp.
Trải nghiệm người dùng trong khi nâng cấp:
Khi cố gắng mở một Space đang được nâng cấp, người dùng sẽ thấy một thông báo lỗi cho biết Space đó tạm thời không hoạt động.
Nếu người dùng đang xem một Space khi quá trình nâng cấp bắt đầu, thì hầu hết các tính năng (bao gồm cả gửi và nhận tin nhắn) sẽ không hoạt động cho đến khi quá trình nâng cấp hoàn tất.
Tính năng tìm kiếm các tin nhắn trên Chat trong Google Vault vẫn sẽ hoạt động nhưng kết quả tìm kiếm có thể chứa tin nhắn trùng lặp trong các không gian đang được nâng cấp.
Những API/ứng dụng trong Chat cố gắng truy cập vào một không gian đang nâng cấp đều sẽ không hoạt động và gặp lỗi khi tìm cách cập nhật nội dung.
Trải nghiệm người dùng sau khi nâng cấp:
Những tin nhắn được gửi trước quá trình nâng cấp sẽ được giữ lại và sắp xếp theo trình tự thời gian thay vì theo chủ đề. Ngoài ra, dòng phân cách "Bắt đầu chủ đề mới" sẽ xuất hiện mỗi khi có người bắt đầu một chủ đề mới.
Trong một số trường hợp, khi người dùng đã trả lời trong các chủ đề cũ, trình tự thời gian mới sẽ được ưu tiên. Điều này có nghĩa là tin nhắn có thể không xuất hiện bên cạnh chủ đề ban đầu mà xuất hiện dựa trên thời điểm gửi. Trong trường hợp này, các tin nhắn trả lời mới sẽ trích dẫn nội dung của tin nhắn tương ứng trong thời gian gần nhất.
Người dùng cũng sẽ thấy một dòng phân cách giữa tin nhắn cuối cùng được gửi trước khi nâng cấp và một thông báo cho biết Space đó đã được nâng cấp để dùng tính năng trả lời tại chỗ.
Những Space đã nâng cấp sẽ được bật tính năng lưu nhật ký trò chuyện theo mặc định. Việc này là để thống nhất với chế độ lưu nhật ký có sẵn của những Space được sắp xếp theo chủ đề trò chuyện, vốn luôn bật chế độ lưu nhật ký. Tuỳ thuộc vào việc chế độ lưu nhật ký có luôn bật hay không, người quản lý có thể thay đổi chế độ cài đặt nhật ký. Những tin nhắn mới được gửi sau quá trình nâng cấp sẽ hoạt động theo chế độ kiểm soát nhật ký ở cấp tổ chức do quản trị viên thiết lập.
Người dùng có thể cần đóng rồi mở lại Chat để truy cập vào các không gian được nâng cấp.
Những tin nhắn được gửi sau quá trình nâng cấp sẽ hoạt động giống như trong những Space hiện tại có thể tạo chuỗi tin nhắn tại chỗ.
Việc cần làm
Người dùng không cần phải làm gì cả. Tuy nhiên, người dùng nên tìm hiểu về Space có thể tạo chuỗi tin nhắn tại chỗ.
Hi vọng người dùng sẽ kiên nhẫn trong quá trình chuyển đổi này.
Cảm ơn đã tin dùng Google Workspace for Education.
– Nhóm Google Workspace for Education