Tính năng mới:
Đầu năm nay, Google đã công bố bản beta cho ba tính năng có thể giúp phân loại nội dung và tăng cường bảo vệ nội dung trên quy mô lớn. Nhãn Drive hiện đã được phát hành công khai và tính năng phân loại tự động với tính năng ngăn chặn mất dữ liệu trong Workspace và các hạn chế chia sẻ theo nhãn Drive sẽ khả dụng trong những tuần tới.
Nhãn Drive: việc đổi tên và cập nhật tính năng siêu dữ liệu Drive đã được thông báo trước đó cho phép quản trị viên định cấu hình nhãn tùy chỉnh (trước đây được gọi là “siêu dữ liệu”) cho một miền. Sau đó, người dùng có thể áp dụng các nhãn này cho các tệp trong Drive, giúp đảm bảo các tệp được xử lý chính xác. Tính năng này hiện đã được phát hành công khai.
Phân loại tự động với tính năng ngăn mất dữ liệu Workspace (DLP): phân loại tự động có thể giúp các tổ chức tự động thêm nhãn Drive vào nội dung dựa trên các quy tắc do quản trị viên xác định và phát hiện nội dung được xác định trước.
Sử dụng phân loại tự động giúp mở rộng quy mô sử dụng nhãn dễ dàng hơn đồng thời giảm nguy cơ mắc lỗi phân loại thủ công. Việc phân loại này cũng cung cấp biện pháp bảo vệ bổ sung chặn nội dung không được gắn nhãn.
Quản trị viên có quyền kiểm soát cho phép người dùng cuối thay đổi các nhãn do DLP áp dụng, nhằm mang lại sự linh hoạt cho tổ chức. Điều này cho phép quản trị viên cân bằng các trường hợp sử dụng của quản trị viên giữa lựa chọn của người dùng và chính sách quản trị trên cơ sở mỗi quy tắc DLP.
Đọc thông báo từ Google Cloud Next ‘21 để tìm hiểu thêm về tính năng này và thêm các tính năng khác đang hỗ trợ Google Workspace cung cấp các cấp độ cộng tác đáng tin cậy trong môi trường làm việc kết hợp mới.
Ảnh hưởng:
Quản trị viên và người dùng cuối.
Tại sao sử dụng:
Xử lý đặc biệt dữ liệu nhạy cảm là một phần không thể thiếu của chính sách quản trị thông tin mạnh mẽ. Điều đó bắt đầu với các tệp gắn nhãn có thể chứa tài sản trí tuệ nhạy cảm, thông tin nhận dạng cá nhân, dữ liệu tuân theo các quy định tuân thủ đặc biệt, v.v... Ngoài ra, nhãn có thể giúp quản trị viên ngăn chặn việc chia sẻ, tải xuống và in ra bên ngoài các tệp đã được phân loại thông qua tích hợp với tính năng ngăn chặn mất dữ liệu (DLP). Hơn nữa, quản trị viên có thể tạo nhãn để chỉ ra tên bộ phận, loại tài liệu, trạng thái tài liệu và bất kỳ hình thức nào khác quản trị viên có thể nghĩđến, nhằm tạo điều kiện cho việc khám phá nội dung trong tìm kiếm nâng cao.
Khi được sử dụng cùng với phân loại tự động, các nhãn trong Drive có thể được thêm tự động dựa trên các quy tắc DLP do quản trị viên xác định và phát hiện nội dung được xác định trước. Phân loại tự động này có thể giúp mở rộng các nỗ lực phân loại và bảo vệ dữ liệu bằng cách giảm gánh nặng quản trị và các lỗi tiềm ẩn liên quan đến nhãn thủ công.
Thông tin chi tiết:
Sau khi quản trị viên bật tính năng nhãn và xuất bản nhãn, người dùng được phép áp dụng một nhãn nhất định sau đó có thể áp dụng nhãn đó cho các tệp trong Drive. Họ có thể làm như vậy thông qua trình đơn ngữ cảnh Drive, ngăn chi tiết Drive, hoặc tùy chọn Nhãn trong trình đơn Tệp của Google Docs, Sheets, Slides. Người dùng có thể tìm kiếm tất cả các tệp mà họ có quyền truy cập với một nhãn cụ thể bằng chức năng "tìm kiếm nâng cao" của Drive.
Mỗi doanh nghiệp/tổ chức có thể có một “nhãn huy hiệu”, nhãn này sẽ hiển thị nổi bật dưới dạng hình chữ nhật có màu trong Google Docs, Sheets, Slides cung cấp lời nhắc trực quan cho người dùng để xử lý các tệp này một cách cẩn thận. Quản trị viên cũng có thể định cấu hình các nhãn tiêu chuẩn, nhãn này vẫn có thể đại diện cho thông tin quan trọng và có thể được sử dụng để thực thi chính sách nhưng sẽ không có cùng sự nổi bật về mặt hình ảnh.
Quản trị viên có thể xác định nhãn tùy chỉnh cho tổ chức
Người dùng có thể thêm nhãn vào tệp Drive (nếu được quản trị viên cho phép) hoặc tận dụng phân loại tự động
Quản trị viên có thể đặt quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) cho các tệp có nhãn nhất định
Làm thế nào để bắt đầu:
Quản trị viên: tính năng này sẽ bị TẮT theo mặc định và có thể được bật ở cấp miền. Các kiểm soát quyền truy cập của mỗi nhãn có thể được quản lý ở cấp nhóm. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về Quản lý nhãn Drive và thêm nhãn vào tệp.
Người dùng cuối: không có cài đặt người dùng cuối đối với tính năng này. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về nhãn.
Thời gian triển khai:
Nhãn Drive
Bản phát hành nhanh và bản phát hành theo định kỳ: đang mở rộng triển khai (có thể lâu hơn 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 7/12/2021.
Phân loại tự động và hạn chế chia sẻ dựa trên nhãn với tích hợp DLP
Ra mắt trong vài tuần tới. Kiểm tra lại blog Workspace để biết các bản cập nhật
Phiên bản phát hành:
Nhãn Drive
Khả dụng đối với các khách hàng Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus và Nonprofits.
Không khả dụng đối với Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals và Frontline, cũng như các khách hàng G Suite Basic và Business.
Phân loại tự động và hạn chế chia sẻ dựa trên nhãn với tích hợp DLP
Khả dụng đối với khách hàng Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus và Education Plus.
Không khả dụng đối với Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Frontline và Nonprofits, cũng như khách hàng G Suite Basic và Business.
Nguồn: LVtech